Par Jean Renard, Directeur de Mindjet France
Rassurons nous, la « maladie des réunions » n’est pas une exception française. Elle se manifeste différemment selon les pays, mais une récente étude publiée au début 2010 par le recruteur Robert Half, réalisée dans 20 grands pays industrialisés, la pointe comme la maladie numéro un qui frappe le management des entreprises, sur tous les continents.
Parmi les principales causes de l’improductivité des réunions, trois écueils se détachent : le sujet qui dévie, le manque de préparation et le dépassement horaire. Auxquels s’ajoutent l’absence d’ordre du jour, et des participants qui ne sont pas toujours les plus concernés …
Bien plus que l’insatisfaction qu’elle génère, la réunionite se traduit par un énorme gâchis de temps et d’énergie qui représente un coût considérable pour les entreprises. Pour donner un ordre de grandeur, une étude Mindjet menée en 2008 a déterminé que les cadres d’entreprise passent en moyenne 9 heures par semaine à des activités liées directement aux réunions. Il est donc essentiel que ce temps soit optimisé, ou du moins employé à bon escient.
Contre cette maladie insidieuse, certaines entreprises ont entrepris de supprimer tout simplement les réunions. Elles s’avèrent pourtant indispensables pour permettre au management de faire avancer des projets, de communiquer avec les employés, et aux membres des équipes de mieux collaborer entre eux.
Sans en arriver à une telle extrémité, mieux vaut donc être conscient de leur vrai rapport coût/efficacité, et identifier des méthodes permettant de l’améliorer.
Le bon sens au pouvoir
Ces méthodes passent d’abord par le simple bon sens.
Pour qu’une réunion soit réellement productive, il faut commencer par bien la préparer, en définissant un ordre du jour clair et précis, en réunissant tous les éléments en amont, et en impliquant tous les participants de telle sorte que tous soient prêts le jour dit et puissent en tirer un bénéfice maximum.
Puis il faut la conduire correctement, en respectant scrupuleusement un agenda prédéfini, pour éviter toute dérive. En fixant un timing aussi, une heure maximum par exemple.
Enfin, il faut mettre en place un vrai suivi, afin de s’assurer qu’aucune conclusion ne sera oubliée, et que les décisions prises seront bien suivies d’effets.
Toutes ces étapes sont marquées au coin du bon sens, même si elles sont trop souvent ignorées, ou imparfaitement mises en pratique. Faute de disposer d’outils adéquats.
Une nouvelle génération d’outils
Car une nouvelle génération d’outils sont aujourd’hui capables de faciliter la tâche du management, à la fois pour la préparation, la conduite et le suivi des réunions.
En tête de ces solutions figurent des produits de productivité personnelle capables d’organiser, hiérarchiser et suivre le déroulement d’un grand nombre de tâches, dont celles relatives aux réunions.
MindManager, en particulier, a prouvé depuis longtemps son efficacité dans l’optimisation de tous les processus liés aux réunions.
Basé sur le concept de « mind mapping », il repose sur la création de tableaux de bord ou de ‘maps’ dynamiques. Véritables cadres de travail donnant une vue globale et transversales de l’ensemble des éléments d’un projet, ces maps permettent d’organiser les tâches, de fixer les priorités, de capturer des informations, puis de communiquer les actions et les décisions à tous les membres, à partir d’un seul et même document mis à jour dynamiquement.
Dans la phase de préparation d’une réunion, une ‘map’ MindManager permettra à l’organisateur tout à la fois de créer et de distribuer l’ordre du jour, d’organiser et de distribuer aux participants tous les documents et fichiers liés à la réunion, et de planifier et d’organiser tous les détails logistiques. Tout ceci rapidement et facilement.
Pour la conduite de la réunion elle-même, l’organisateur pourra avec MindManager formater et organiser les informations graphiquement pour mieux faire comprendre des concepts et des idées, transformer des actions en tâches planifiées tout en maintenant l’ordre du jour dans le cadre préétabli, sans perdre de temps sur des sujets annexes. Une horloge pourra même lui permettre de vérifier que chaque étape de la réunion ne dépasse pas le temps imparti.
Pour le suivi post réunion, il lui suffira d’envoyer la ‘map’ MindManager à tous les participants, résumant pour chacun les tâches à accomplir.
Il en résulte des réunions globalement plus productives. Dont la phase de préparation est à la fois plus rapide et plus efficace. Dont les participants sont réellement impliqués et apportent une vraie contribution. Dont le compte rendu n’est non pas réalisé à posteriori mais dynamiquement à l’issue de la réunion elle-même. Enfin, dont tous les participants savent clairement en se quittant ce qui a été réalisé, et ce qu’il leur reste à accomplir.
En consultant sa propre base de clients, Mindjet a pu constater que l’utilisation de MindManager leur a permis d’optimiser le temps consacré aux réunions en interne dans une fourchette comprise entre 40 et 60%.
Les réunions qui ne servent à rien ne sont donc pas forcément une fatalité, pourvu que l’on dispose d’un solide bon sens … et d’un bon outil de productivité.
