Par Henri Stuckert, Président d’Eureka Solutions
A compter du 1er janvier 2009, les délais de paiement entre entreprises ne peuvent être supérieurs à 45 jours fin de mois ou à 60 jours net à compter de la date d’émission des factures. Dans le principe, tout retard de règlement engendre une facturation de frais de retard. Ces frais de retard sont basés sur un taux (taux REFI préconisé) et un calcul du nombre de jours de retard entre la date de règlement effectif et la date d’échéance prévue, selon la formule suivante :
Dans les faits, chaque entreprise est libre d’appliquer ou non ces frais de retard. Si elle décide d’appliquer la loi, elle peut en nuancer l’application en fonction de sa relation avec tel ou tel client ou en fonction du montant à facturer, afin d’éviter que les frais de gestion ne soient supérieurs aux montants facturés. Dans la plupart des entreprises, c’est le système de facturation qui établit les factures. En revanche, c’est au service Comptabilité qu’il revient de suivre le règlement des factures. Ce dernier sera donc en charge de :
– fournir les éléments pour le calcul des frais de retard et pouvoir les justifier,
– tenir compte des règlements partiels, des éventuelles et inévitables rectifications dues à des erreurs d’imputation de règlement, etc.
Dans la pratique, le système d’information de l’entreprise doit être suffisamment souple pour permettre la facturation des frais de retard à des périodicités au choix de l’entreprise. L’entreprise doit aussi pouvoir choisir entre l’envoi systématique de ces factures ou la validation préalable par le service commercial. De plus, dans le cas de groupement, le système d’information doit pouvoir gérer à quelle entité doivent être refacturée des frais de retard : le client qui commande, celui qui est livré, celui qui est facturé ou le client payeur ?
Enfin, plus le temps écoulé entre deux traitements de calcul de frais de retard est important et plus l’entreprise limitera le nombre de petites factures. Il est également plus efficace de pouvoir cumuler sur une même facture les frais de plusieurs factures, objet d’un retard de paiement.
Bref, la mise en place de la loi de modernisation de l’économie du 4 août 2008 n’est pas si simple qu’il n’y paraît a priori ! En ce sens, les entreprises cherchent désormais à industrialiser leur démarche de gestion et de paiement de factures en s’appuyant sur des infrastructures leur permettant de croiser les données réglementaires avec leurs processus de gestion interne (validation par service, circuit de workflow…). A court terme, nous devrions voir ressurgir de nombreux chantiers dans les entreprises visant à mettre en place de tels dispositifs.
Une nouvelle fois, les Directions des Systèmes d’Information sont donc sollicitées pour mettre en place une architecture permettant de répondre à ces obligations réglementaires incontournables. On notera qu’au vu de la complexité des processus et approbations à gérer, le recours à une approche de type PGI sera vraisemblablement au centre des nouveaux besoins des DSI qui ne pourront plus s’appuyer sur des outils hétérogènes qui ne permettent pas d’avoir une approche unifiée.
A n’en pas douter, la loi de modernisation de l’économie devrait continuer à faire parler d’elle, non pas uniquement auprès des DAF et Directions Générales mais également auprès des Directions des Systèmes d’Information qui représentent un élément essentiel de sa bonne application.
