Cette société spécialisée dans la quincaillerie d’ameublement en ligne harmonise sa gestion commerciale et comptable avec l’ERP signé WaveSoft
Ferrures et Patines, société alsacienne spécialisée dans la quincaillerie d’ameublement en ligne optimise désormais son système de gestion comptable et commerciale avec la solution de WaveSoft, éditeur français de progiciels de gestion à destination des PME.
Ce, en faisant appel à ITUS Informatique, partenaire certifié expert WAVESOFT, qui a permis de faire évoluer les systèmes existants afin d’harmoniser et de structurer l’ensemble du SIG de F&P.
La société cliente
Créée en 1984, Ferrures et Patines est le fruit de la fusion entre l’univers de la quincaillerie de style pour l’ameublement et celui des produits de finition pour l’ébénisterie. En 2003, l’entreprise se distingue en prenant le virage internet et lance un site de vente en ligne. Le succès rencontré par cette initiative l’incite à faire évoluer son système de gestion pour pérenniser et optimiser le développement de ses activités.
Avec aujourd’hui près de 1700 articles différents, déclinés en trois gammes (bronze, fer et laiton), le catalogue de F&P compte parmi les plus complets du marché tant en matière de quincaillerie d’ameublement que du bâtiment. Mais son activité ne se limite pas à la seule commercialisation de pièces de quincaillerie : elle a également une activité de création et de production personnalisées. A ce titre, les artisans de Ferrures et Patines sont régulièrement mis à contribution pour la duplication de pièces existantes ou pour la réalisation de créations entièrement personnalisées.
En outre, équipée de son propre laboratoire, l’entreprise élabore une gamme complète de produits de finition (cires, popotes, teintes, vernis au tampon, etc.)
En quête d’une solution efficace et pérenne
En 2009, l’entreprise lance une consultation avec pour objectif d’homogénéiser les outils et processus entre les différents métiers et activités de l’entreprise et de disposer d’un outil souple, ergonomique et évolutif.
Les priorités de Ferrures et Patines, dans ce projet, étaient les suivantes:
– harmoniser trésorerie, gestion, prestations (logiciel, fournisseur,…), suivi commercial des différentes activités,
– piloter cette gestion au niveau central,
– sécuriser les transactions.
WaveSoft sélectionné
Après une recherche des solutions disponibles sur le marché et une présentation de projets divers par différents acteurs du marché, c’est WaveSoft qui est choisi via le projet présenté par ITUS Informatique.
L’entreprise utilisait déjà depuis plusieurs années une solution propriétaire, développée spécifiquement en Cobol. La sélection du projet et de la solution s’est faite d’un commun accord, au premier semestre 2010, par la direction générale et la direction comptable. Les critères décisifs de choix ont été la richesse des fonctionnalités, l’ergonomie et le coût.
Le projet complexe a demandé un important travail en amont de récupération des données et de réintégration de celles-ci afin de ne pas perdre l’historique mais surtout de ne pas impacter le fonctionnement du site de vente en ligne.
Une conduite du changement stricte a été mise en place, pilotée par Caroline Grossmann, directrice administrative et financière de l’entreprise. Une migration test a été opérée pour corriger les éventuels bugs avant la réelle migration.
«ITUS Informatique a surmonté toutes les difficultés avec pragmatisme. Par exemple, la problématique de mettre tous les utilisateurs à niveau sur WAVESOFT a été résolue par des formations adaptées en petits groupes et une possibilité d’utiliser l’outil et de poser toutes les questions pendant le paramétrage » explique Mme Grossmann.
Les résultats, deux ans après
Deux ans plus tard, Ferrures et Patines précise que les gains de productivité sont réels et significatifs pour la gestion quotidienne. Les gains de temps liés à la mise en place d’une solution intégrée qui évite les saisies redondantes et l’automatisation de tâches (tels le rapprochement bancaire, le paiement par signature électronique ou la génération automatique des écritures comptables…) sont de plusieurs jours par mois.
Ferrures et Patines a désormais intégré l’ensemble de son catalogue avec une gestion fine des stocks.
« Nous avons beaucoup gagné en souplesse et nous avons pu également mettre en place une gestion en réseau. Tous les utilisateurs, même les plus anciens, se sont familiarisés rapidement avec l’outil de GRC (Gestion de la Relation Client)» se réjouit Caroline Grossmann.
La gestion qu’elle soit commerciale ou comptable est harmonisée et seules les données nécessaires sont conservées. Travailler sur le même progiciel facilite largement les échanges, qu’ils soient comptables ou marketing (états de reporting faits beaucoup plus rapidement et de meilleure qualité…). Mme Grossmann résume en conclusion: « Nous sommes très satisfaits du produit et de son déploiement. Nous retirons d’un projet, pourtant complexe, un très beau succès et une immense satisfaction grâce à l’association d’une solution bien pensée et d’un intégrateur qui a assuré un déploiement adapté à nos besoins, dans les budgets et délais imposés, et avec un remarquable professionnalisme ».
Pour Christophe Dubert, directeur de la société ITUS Informatique « le projet était passionnant à tout point de vue. Il a fallu tout d’abord s’imprégner du métier de la quincaillerie d’ameublement et du bâtiment mais également acquérir le vocabulaire spécifique. Par ailleurs, le client disposait d’un applicatif métier développé, selon son cahier des charges, dans un cobol propriétaire et hébergé sur un serveur Unix. Outre, la récupération et la migration des données existantes qui ont été délicates en l’absence de modules d’export, nous avons dû gérer le passage d’un applicatif en mode « caractère » vers une application windows, avec souris et fenêtres ! Répondre à plusieurs défis techniques, mais surtout faire preuve de pédagogie pour réussir le passage entre les deux mondes, a été un vrai challenge pour les équipes d’ITUS Informatique».
« ITUS Informatique travaille avec nous depuis de nombreuses années et nous avons eu à cœur de l’accompagner tout au long du projet. » conclut Eric Orénès, directeur commercial chez WaveSoft.
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A propos d’Itus Informatique
ITus est une SSII alsacienne créée en 2005. L’activité principale d’ITus est l’infogérance informatique. L’entreprise gère les infrastructures informatiques des PME/PMI, écoles, associations, professions indépendantes, etc. ITUS Informatique intervient également en qualité de spécialiste dans le monde de la PAO, de la gestion d’entreprise, et des infrastructures systèmes, réseaux et sécurité.
A propos de WAVESOFT
Créé en 2003, WAVESOFT éditeur français de progiciels de gestion à destination des TPE et PME-PMI des secteurs du négoce, des services et de la petite industrie, crée des solutions novatrices de gestion globale de l’entreprise, commercialisées via un réseau de revendeurs agréés.
