Le pack Serveur de Scan/Portal par Open Bee: l’alpha et l’oméga de la GED pour les PME

Open Bee met en avant en ce début d’année cette solution complète, installée et infogérée par ses équipes. Pour l’éditeur il s’agit de répondre aux attentes des professionnels souhaitant intégrer dans leur système d’information des outils de GED mais qui redoutaient jusqu’ici la complexité d’un tel dispositif.

La solution repose sur le choix d’un serveur IBM – X3200 embarquant la suite logicielle Open Bee Scan/Portal préconfigurée pour le classement, la recherche et le partage des informations. Après l’installation du serveur et une formation de courte durée, les utilisateurs peuvent directement utiliser Open Bee Scan afin d'indexer et classer leurs documents numérisés soit directement depuis l'écran tactile de leur multifonction, soit depuis leur poste de travail.

« Ce Pack Serveur permet aux PME de bénéficier des mêmes fonctionnalités et outils qui étaient auparavant réservés aux grandes entreprises. Le système et les services sont inclus dans une solution accessible, simple à déployer et à utiliser » explique Christophe Laurence, Directeur des Opérations d'Open Bee SA.

Linux Fedora 6 à la clé

Ce Pack Serveur repose sur la distribution Linux Fedora 6 accessible par un nombre illimité d’utilisateurs au sein d’une même entreprise. Il se compose d’outils d’administration conviviaux et de sauvegarde des données.  Open Bee dit avoir pris en compte les exigences légales de sauvegarde et d’archivage auxquelles sa clientèle doit régulièrement répondre. Le Pack Serveur est ainsi doté d’un logiciel de sauvegarde qui garantit aux utilisateurs la sécurité des données qui y sont archivées. Les informations peuvent être stockées de façon journalière, hebdomadaire ou mensuelle sur un support externe, tels qu'un disque dur amovible ou une clé USB. Les utilisateurs peuvent également avoir recours au partage réseau afin de réintégrer les données sur leur système de back up centralisé.

En outre, Open Bee accompagne ses clients finaux en leur offrant un service après-vente complet, le pack comprenant l'installation et la formation sur site des utilisateurs par un Ingénieur Systèmes et Réseaux diligenté par Open Bee. Une maintenance logicielle et matérielle est également assurée pour une durée de 3 à 5 ans, par support technique « classique » ou en télémaintenance.

Ticket d’entrée ?

Open Bee s’appuie sur un réseau de partenaires certifiés qui propose le Pack Serveur à partir de 489€ HT par mois (Priority Support Gold). Pour ce prix on a le droit à un serveur IBM avec 160 Go de stockage,  2Go de mémoire vive, la solution OpenBee Scan Portal, le service d’installation/formation sur site ainsi que la maintenance. A noter que ce Pack existe également en version Platinium, avec des caractéristiques identiques, à l’exception de la capacité de stockage qui s’élève à 500 Go (en Raid 0+1). La version Platinium démarre à 659€ HT par mois.

Qui est Open Bee ?

C’est une société appartenant au groupe MB2I (créé en 1992). Elle est implantée en France et en Europe (Italie, Espagne, Allemagne et Tunisie) et sa spécialité est la gestion documentaire. Open Bee propose aussi bien des solutions logicielles clés en main que du développement de projet pour des problématiques plus spécifiques. La gamme Open Bee regroupe un ensemble de solutions complémentaires : numérisation et capture, Gestion Electronique Documentaire (GED), Fax en réseau, Intranet, ... qui permettent d’améliorer sensiblement le partage et l'accessibilité de l'information au sein de l'entreprise.
Plus d’infos sur www.myopenbee.org
   

Les fonctions principales de Scan Portal

Livré en version autoinstallable sur un CD-ROM ou préconfiguré sur un serveur, la suite logicielle Open Bee Scan Portal est composée de deux modules complémentaires: Open Bee Scan, pour le classement et l'indexation (automatique ou semi automatique) des documents papier, numérisés au travers de sa solution multifonction. D’autre part d’Open Bee Portal, pour un partage et un accès, simple et rapide aux informations de son entreprise via un navigateur Internet.

Classement documentaire
• Classement automatique (ou semi-automatique) des documents papier directement depuis sa plateforme de numérisation (avec indexation O.C.R)
• Partage de fichiers bureautiques (Word, Excel, Power Point, Adobe PDF, fichiers multimédias, vidéos, …)
• Importation dynamique de documents et arborescences de dossiers existants

Recherche
• Recherche de tout type de fichiers (documents d’origine papier et bureautique) à partir de son navigateur Internet (aucune installation sur les postes de travail) !
• Possibilité de rechercher les documents sur leur titre, sujet mais également sur leur contenu (grâce à la technologie O.C.R)
• Visualisation des documents recherchés, en quelques secondes

Sécurité et Confidentialité
• Accès sécurisé au système d’information par login et mot de passe
• Gestion des droits d’accès en lecture, écriture et publication
• Création simplifiée de Profi ls (administrateur, invité, utilisateur et groupe)
Fonctionnalités avancées
• Notification automatique via e-mail de la publication ou modification de nouveaux documents
• Moteur de Workflow intégré pour la gestion des circuits de validation de documents avant publication
• Gestion des numéros de version

Plus de détails techniques ICI