The Pool utilise l’iExtranet d’Oodrive

L’agence Vijver Media a mis en place une plate-forme centrale pour sa cellule cross media, The Pool, afin de gérer ses  projets. Cet iExtranet réalisé par Oodrive permet aux collaborateurs de la régie d’accéder aux fichiers qui les concernent.

«En tant que cellule spéciale au sein du groupe, nous relions les diverses régies entre elles et élaborons des projets multimédias sur mesure pour les annonceurs », explique Marc Vroonen, créateur de The Pool. « À la demande de plusieurs annonceurs et agences, The Pool offre un service sur mesure qui s’appuie notamment sur une collaboration étroite avec les départements créatifs des diverses entités de De Vijver Media ».

L’iExtranet d’Oodrive permet le partage en ligne de fichiers volumineux via une gestion centralisée. « D’une part, The Pool fonctionne comme une cellule centrale à partir de laquelle tous les projets sont gérés, mais nous sommes d’autre part très dépendants des personnes qui collaborent au sein des diverses régies », explique Marc Vroonen.

« Cela revient à dire que chaque projet constitue un objectif auquel plusieurs intervenants contribuent et collaborent. » Les fichiers traités ont souvent un niveau de confidentialité important, ce qui signifie que seules les personnes compétentes doivent y avoir accès.iExtranet d’Oodrive permet à The Pool de déléguer aisément des fichiers déterminés aux personnes qui doivent s’en charger.

« Par ailleurs, nous fonctionnons selon un planning spécifique pour chaque projet, avec des mises à jour régulières », ajoute Marc Vroonen. « Il est donc bien pratique de disposer d’une plate-forme centralisée où toutes les parties prenantes peuvent retrouver et partager les versions les plus récentes des fichiers. »

The Pool utilisait déjà Dropbox, mais la cellule avait besoin d’une solution capable de rendre des fichiers volumineux facilement accessibles à tous les intervenants. Après concertation avec le département informatique du groupe, le choix s’est finalement arrêté sur la solution iExtranet.

Aujourd’hui, une trentaine de personnes ont accès au système et à leur dossier spécifique. «De Vijver Media offre un service étoffé qui inclut des imprimés, du contenu en ligne et des médias audiovisuels. De ce fait, nous disposons souvent de fichiers de travail volumineux pour les divers projets en cours », souligne Marc Vroonen. « iExtranet héberge et gère tous ces fichiers de manière centralisée, sans le moindre problème. »

The Pool parvient ainsi à envoyer des fichiers volumineux par e-mail, à partager les fichiers à contenu confidentiel et à garantir un traçage précis et sécurisé à chaque étape.

« Notre principal objectif est que chacun puisse travailler correctement avec le matériel adéquat et parvienne aisément et très rapidement à échanger et partager des données au départ d’un seul point central. iExtranet répond à ces exigences. » Après une phase de test de quelques mois, la plate-forme est désormais opérationnelle.