ColiPoste optimise la gestion de ses fournisseurs avec Business Add-on

Coliposte, l’opérateur du Groupe La Poste spécialisé dans la livraison rapide de colis pour les particuliers, a mis en place la nouvelle solution de gestion du référentiel Tiers Business Add-on dans SAP. Celle-ci est maintenant utilisée par 25 personnes sur 5 zones dans l’hexagone.  « Jusqu’à l’année dernière, nous gérions notre base fournisseurs avec des outils distincts qui ne se parlaient pas entre eux, et nous avions des difficultés pour croiser nos sources d’informations » témoigne Stéphane Gontard, directeur des achats de ColiPoste, « Nous faisions une consolidation à partir de 3 sources différentes sur un fichier Excel. Cet état de fait avait pour corollaire des impacts négatifs sur la fonction Achats, tels qu’une base SAP saturée de doublons, une perte de temps et une désorganisation des services, et plus grave, des erreurs sur des commandes stratégiques. Ajoutez à cela notre difficulté à remonter des informations consolidées et fiables à la Direction Générale ! » La base fournisseurs de ColiPoste compte 11 000 fournisseurs, dont 2 200 récurrents.

Début 2012, Coliposte discute de cette situation avec la société Altares, au moment où celle-ci développait une solution dédiée à la gestion du référentiel Tiers avec StepBIStep, spécialiste de la BI en environnement SAP. Coliposte est ainsi devenu site pilote pour la mise en œuvre de la solution Business Add-on. « Le plus important pour moi était d’avoir à disposition, en temps réel et de manière très fiable, le scoring des fournisseurs, car, outre les données financières basiques, la note de fiabilité associée me permettrait d’avoir une vision fine et anticipative du risque des fournisseurs les plus stratégiques pour notre activité. » explique Stéphane Gontard. « Certains fournisseurs, comme les transporteurs routiers sont avant tout des partenaires qui nous permettent de remplir notre mission dans de bonnes conditions et d’assurer ainsi le meilleur service à nos clients. Imaginez qu’au moment de Noël, pic d’activité pour ColiPoste, l’un de nos plus gros transporteurs soit en difficulté et ne puisse plus répondre à notre demande ! Grâce au scoring, nous pouvons anticiper ce risque, apporter une solution de secours à ce fournisseur défaillant et l’accompagner pour l’aider à passer ce moment difficile ».

La phase de recette (1,5 semaine) et l’intégration de Business Add-on dans le système SAP ont été réalisées l’été dernier. La mise en production s’est faite le 1er octobre 2012. Pour l’opérateur du groupe La Poste, la mise en place est concluante et réussie. « Nous sommes très satisfaits, autant sur le plan technique que fonctionnel. L’intégration s’est faite naturellement, Business Add-on étant une solution non intrusive. Les utilisateurs se sont approprié la solution naturellement (2 heures), puisqu’ils travaillaient sur le même type d’interfaces et dans la même logique SAP » affirme le directeur des achats.

Coliposte peu aujourd’hui croiser les données en un clic, accéder aux fiches d’identité uniques des fournisseurs et les partager avec les autres directions. « Nous avons gagné énormément en temps de traitement et nous n’avons plus besoin de rafraîchir notre base, puisqu’elle se met à jour en quasi temps réel » se réjouit Stéphane Gontard. « Nous pouvons dorénavant savoir avec lequel nous travaillons le plus, à quel moment et pour quel type de prestations. Nous pouvons ainsi mieux négocier nos contrats. Nous pouvons également anticiper les risques et prendre les décisions qui s’imposent au bon moment. »

Coliposte réfléchit aujourd’hui à l’élargissement de l’action de Business Add-on à la base clients afin de permettre au crédit management et à la direction commerciale d’optimiser leurs relations avec les entreprises clientes.