Collaboration mobile avec SharePoint : une nouvelle approche

Par Alexandre Mermod, CEO de Calinda Software

L’explosion de l’usage des smartphones entraîne une forte hausse des demandes des utilisateurs finaux pour la collaboration SharePoint sur mobile. Mais les approches traditionnelles sont complexes et coûteuses à mettre en œuvre, alors même qu’elles ne répondent pas nécessairement aux attentes des collaborateurs.

Appliquer les scénarios mobiles à SharePoint, et non le contraire

Les approches traditionnelles de l’accès mobile à SharePoint se concentrent sur les processus structurés. Ils reproduisent sur mobile les usages de SharePoint sur PC, en fournissant des moyens de consulter et modifier des listes, éditer des documents ou interagir avec des workflows.

Bien que cela soit utile dans de nombreux cas, beaucoup d’utilisateurs mobiles ont d’autres attentes. Ils ne cherchent pas à appliquer des scénarios SharePoint sur les mobiles, mais plutôt le contraire : ils souhaitent pouvoir appliquer à SharePoint les scénarios qu’ils sont habitués à jouer sur leur mobile.

Ces scénarios, plus simples et naturels pour eux sur leur mobile que les scénarios SharePoint sur PC, comprennent par exemple :

Recevoir des notifications instantanément lorsqu’une nouveauté se produit sur leur Intranet SharePoint.

Pouvoir immédiatement y répondre en « likant », en commentant des news ou en répondant à des publications.

Publier des informations qu’ils collectent sur le terrain, telles que la photo de la carte de visite d’un contact, la vidéo d’un incident sur une installation ou des images pour de la veille concurrentielle, par exemple.

Concevoir une solution simple pour répondre à ces besoins

Essayons d’énumérer quelques exigences à respecter pour concevoir une solution qui réponde à ces besoins des utilisateurs tout en respectant les contraintes des services informatiques :

Il doit s’agir d’une « App » qui permette ainsi des notifications différenciées et qui soit personnalisable pour que les utilisateurs aient la sensation d’interagir avec l’Intranet de leur entreprise et non avec SharePoint ou un produit technique générique.

Elle doit être très facile à utiliser et à ouvrir pour les utilisateurs. En particulier, elle ne devrait pas nécessiter d’authentification par mot de passe à chaque lancement.

Du point de vue des services informatiques, elle ne devrait en fait JAMAIS nécessiter la saisie du mot de passe AD ou SharePoint, car il s’agit d’un élément d’authentification critique, que n’importe qui peut voir lorsqu’il est saisi par l’utilisateur sur le mobile, alors que ce dernier pourrait être perdu ou volé.

Elle devrait réduire au minimum les étapes de navigation, en montrant une vue unifiée de toutes les nouvelles et tous les posts qui intéressent l’utilisateur, où qu’ils résident dans SharePoint. Mais elle doit également permettre de se concentrer sur un projet ou une communauté particulière rapidement et facilement.

Elle devrait permettre la visualisation de photos et de vidéos directement depuis l’application.

Elle doit aussi permettre la publication vers SharePoint de photos et de vidéos capturées à l’aide du Smartphone.

Du point de vue des services informatique à nouveau, elle devrait fonctionner sans que les terminaux mobiles ne se connectent directement aux serveurs SharePoint, pour éviter un risque de sécurité supplémentaire et éliminer la nécessité de mettre en place une infrastructure extranet SharePoint.

Au regard de ces éléments, les spécialistes du travail collaboratif sous SharePoint doivent apporter des réponses concrètes. L’objectif est d’offrir des solutions peu coûteuses, personnalisables et faciles à intégrer pour rendre mobile un Intranet SharePoint. C’est à cette condition qu’une approche mobile sur SharePoint sera possible.