Tibco, une entreprise zéro papier, ou presque…

Spécialisé dans les services autour des infrastructures télécoms et des systèmes d’information, Tibco compte 86 points de vente en France, au Maroc, en Pologne et en Slovaquie et plus de 1000 collaborateurs dont 700 itinérants.

L’entreprise a démarré la dématérialisation des notes de frais et des emplois du temps de ses équipes en 2012. «Nous avons très vite été convaincus par la solution Perceptive Content, pour ses aspects non intrusifs et le Learn Mode qui permet une intégration à notre système d’information sans développement spécifique » souligne Lydia Breton, DSI de Tibco. L’entreprise vise le zéro papier, ou presque, d’ici fin 2013 grâce à la solution Perceptive Content  de l’éditeur de solutions d’ECM et de BPM Perceptive Software.

La modernisation des flux documentaires de Tibco a donc démarré par la gestion des 1700 justificatifs mensuels du  temps de travail et des notes de frais. Ils ont ainsi été rationalisés, sécurisés et fluidifiés.

Cela a pu se faire par le déploiement en agence d’une interface web de dépôt et l’installation de scanners. « Mais le déplacement en agence n’est pas obligatoire » précise Lydia Breton. « Nos agents peuvent également scanner leurs justificatifs chez eux s’ils disposent du matériel adéquat, ou encore plus simplement les photographier via leur smartphone et les envoyer sur l’interface ». Ce workflow dématérialisé a réduit les risques de pertes ou d’erreurs et les délais de paiement.

Accompagné de Perceptive Software, Tibco passe aujourd’hui à la phase suivante de son projet « PZP ». La dématérialisation des factures fournisseurs, puis des clients grands comptes par EDI, et enfin l’administration du personnel. « Nous nous donnons environ un an pour déployer l’ensemble de ces projets » explique Lydia Breton. « Tout devrait être terminé fin 2013, et nous devrions alors avoir atteint notre objectif : le presque zéro papier ».