Avis d’expert : « Réduire le coût et optimiser les parcs d’impression, une opportunité pour les PME » par Julie Dang Tran – HP

 Julie Dang Tran, Directrice Catégorie Impression chez HP France

Les PME répondent aujourd’hui aux mêmes exigences de rationalité et d’efficacité que les grands groupes. La globalisation, l’évolution des méthodes de travail, les questions énergétiques et environnementales impactent chaque organisation. Enjeu de communication, les pratiques d’impression s’adaptent à ces tendances lourdes, notamment pour la maîtrise des coûts.

Dans l’entreprise, l’impression de papier reste un média incontournable autant pour un usage personnel que collectif. Mais le coût de ce poste est élevé ; 3 % en moyenne du chiffre d’affaires annuel ; et peut atteindre dans certains cas 10, voire 15 %. Mais cette situation n’a rien d’irrémédiable. Fruit d’un rapprochement entre les imprimantes et les logiciels d’administrations, les offres de services d’impression actuelles permettent d’abaisser cette facture d’environ 30 %.

L’enjeu réside dans une prise en compte globale des paramètres qui constituent la chaîne d’impression. En effet, la gestion d’un parc dépend de nombreux facteurs : choix de la flotte et de son déploiement,  charge du support IT, approvisionnement des consommables, taux d’utilisation des imprimantes… Pour y remédier, les fournisseurs d’impression ont synthétisé ces variables dans des outils d’administration centralisés, permettant ainsi un pilotage complet du système. L’environnement  s’en trouve fluidifié et rationalisé.

Mais ces gains d’ordre technique ne sont qu’un aspect d’une approche globale pour un usage responsable des imprimantes. Comme toute organisation, la PME est d’abord un groupe humain. Par conséquent, les efforts des acteurs du secteur portent autant sur le matériel que sur l’amélioration des comportements des utilisateurs. La formation et l’accompagnement sont constitutifs de la relation-client, de la phase de développement de projet jusqu’à l’exploitation.

Imprimer responsable, c’est aussi utiliser le papier avec la plus grande efficacité. C’est pourquoi les parcs machines offrent aujourd’hui un mode d’impression économique et l’usage systématique du recto/verso. De plus, plusieurs outils simples permettent de réduire le gâchis tels que les logiciels d’extraction des informations utiles d’une page web ou les systèmes de badge placés sur les imprimantes.

En définitive, rationaliser le poste impression, c’est l’assurance pour une PME de baisser ses coûts tout en sécurisant son environnement. L’impression reprend sa vraie place : la création de valeurs.