Du « scan to Archive » au « Scan to Process »

Par Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA – PFU Fujitsu

Les fichiers, les classeurs et les piles de documents font encore partie du paysage de l’entreprise. Même si les factures, les reçus et les contrats peuvent être systématiquement archivés, cela ne signifie pas qu’ils peuvent se prêter à une recherche rapide ou à des processus numériques. Il suffit de vouloir extraire certaines informations pour se rendre compte que c’est comme tenter de trouver une aiguille dans une botte de foin. Si plusieurs personnes, même à partir d’endroits différents, veulent accéder à une information au même moment, elles seront confrontées à une situation classique de goulot d’étranglement.

C’est pourquoi, beaucoup d’entreprises, de l’indépendant en passant par la PME jusqu’à la multinationale, numérisent régulièrement leurs documents papier. Le développement de l’utilisation de scanners de documents a libéré l’information de sa prison de papier en la rendant disponible au format numérique, avec tous les avantages que cela présente. Elle est consultable, réutilisable, facile à copier et à traiter par voie électronique.

Plus encore, plutôt que de scanner leurs documents à des fins de seul archivage, donc à la fin d’un flux de travail, les entreprises dématérialisent à présent à des fins de rationalisation des process. Ce nouveau paradigme s’appelle « Scan to Process ».

La numérisation évolue du « Scan to Archive » vers le « Scan to Process », d’un bout du flux de travail à l’intégration précoce dans les processus métier. Aujourd’hui, la numérisation se fait au début des processus métier. Nous entrons dans l’ère de la gestion de documents (DM) et la gestion de contenu d’entreprise (ECM) qui sont la continuation logique du processus de numérisation.

Ainsi, par exemple, dans le cadre de la gestion de relations clients, un commercial peut numériser rapidement les factures ou les devis (etc.) et les transmettre directement à son logiciel de gestion de la relation client (CRM), en supprimant des étapes et en évitant le stockage inutile de documents sur son ordinateur. Ce genre de scénario est devenu monnaie courante dans de nombreux bureaux modernes. L’utilisation d’outils de dématérialisation tels que les scanners, simplifie ainsi grandement les processus en entreprise.

Le nouveau concept de « Scan to Process » est une étape logique pour l’entreprise qui recherche plus de qualité, plus d’efficacité et de rapidité, ainsi que l’optimisation de ses processus métier. Plus l’information papier est intégrée en amont, et de façon transparente dans la chaîne de processus numérique, plus le potentiel de création de valeur augmente pour l’entreprise. Les coûts de traitement manuel des données (tri, classement, stockage, transmission et récupération) diminuent, les processus sont allégés, les professionnels peuvent plus facilement accéder à la base de connaissances de l’entreprise, et la collaboration interservices ou intergroupes s’améliore.

La pratique habituelle consistant à numériser pour archiver peut encore satisfaire aux besoins juridiques et comptables, mais pas plus. Le seul moyen, pour les entreprises, d’optimiser leurs processus, est de s’adapter au « Scan to Process », tout en intégrant l’archivage de leurs documents numérisés dans une seule étape. Le concept est simple :               il s’agit de numériser de façon analogique des informations papier, rapidement et facilement, en appuyant sur un bouton : une intégration en douceur, et en amont, dans les processus métier qui optimise la valeur commerciale.

Au moment où les entreprises ont besoin de réduire le coût de leurs processus métier pour répondre aux défis de l’économie, l’approche « Scan to Process » s’annonce comme une tendance forte dans les prochaines années. Pour la première fois, les processus papier sont adaptés systématiquement aux opportunités de l’infrastructure IT.