Dématérialisez votre passage en l’an 2011 !

Par Gilles Moujeard, Responsable de l’offre Dématérialisation chez Micropole

Cette année, comme toutes les autres, vous allez présenter vos vœux 2011 et envoyer des cartes à toutes vos relations. Cela ravira les commerciaux, business développeurs et vendeurs qui en profiteront pour reprendre contact. Cela pourra déplaire à d’autres, les managers, opérationnels et cadres d’entreprise qui devront assurer cette première corvée de l’année, en prenant la plume pour envoyer une petite phrase laconique et convenue. Ils souhaiteront personnellement plein de bonnes choses à leurs contacts, y compris pour leurs proches qu’ils ne connaissent bien sûr pas du tout !

Bien, le décor est planté ! Et alors, me direz-vous ? Hé bien justement, profitons de cette nouvelle année pour faire notre première bonne action environnementale et dématérialiser nos cartes de vœux ! Vous l’avez probablement remarqué, les projets de dématérialisation sont des ensembles complexes, à plusieurs dimensions : techniques, juridiques, financières, organisationnelles, etc. C’est vrai. Ils nécessitent beaucoup de doigté dans leur mise en œuvre et un accompagnement au changement important pour susciter l’adhésion des utilisateurs. Encore vrai ! Qu’en est-il des projets de dématérialisation des cartes de vœux dans votre entreprise ? Vos services généraux en ont-ils calculés les ROI ? Votre DAF a-t-il validé le projet, ou bien résulte-t-il d’un élan d’humeur high-tech de votre directeur de la communication ? Votre fibre éco-responsable vous a-t-elle suggéré un bilan carbone ? Avez-vous sollicité une armada de consultants spécialisés en conduite du changement pour faire évoluer les mentalités de vos salariés et faciliter votre passage vers l’immatériel ?…

Flashback. Il y a quelques années de cela, j’ai voulu être précurseur et orienter une PME vers des cartes de vœux au format électronique. Cela me paraissait évident : coût moindre, facilité d’usage, rapidité incomparable, etc. Les dirigeants doutaient mais se sont rangés à mes arguments. Nous avons fait appel à un graphiste qui a produit une jolie carte, démontrant toutes les qualités environnementales et technologiques de la société. Puis, au moment d’être livrée à ses futurs utilisateurs : Direction Générale, forces commerciales et principaux managers, elle fut présentée brut, avec très peu d’explications, en considérant que le domaine d’activité high-tech de l’entreprise ne nécessitait pas plus de commentaires.

Erreur ! Des mails partis sans la carte et arrivés avec une belle croix rouge, des vœux envoyés en double, du stress pour respecter la date fatidique du 31 janvier. Bien des complications pour une tâche si facile à réaliser avec du papier. Résultat ? Retour au papier l’année suivante et aux séances d’écriture, de mise sous plis et d’affranchissement. Il a fallut encore une année avant une nouvelle tentative de carte électronique, réussie cette fois, grâce à un mode d’emploi détaillé, testé en amont, plus de communication interne, un tableau de bord et un référent pour raccompagner tout ce beau monde. Bref, un mini-projet avec toutes ses dimensions.

Quels enseignements pouvons-nous tirer de cette anecdote ?

1) Toute dématérialisation, quelle qu’elle soit, se caractérise par un vrai projet. Il n’y a pas de « petit » projet, de projet facile, qui va marcher tout seul. Il ne faut voir que des projets qu’il faut préparer, piloter, encadrer et accompagner.
2) Les projets de dématérialisation fonctionnent correctement lorsque ses sponsors en sont convaincus. S’ils doutent, les utilisateurs douteront aussi, car la communication qui aura été assurée sur le projet n’aura pas été assez claire, pédagogique, et vendeuse.
3) Comme pour tout projet novateur, la démarche d’accompagnement au changement s’impose à tous les utilisateurs, avec de la communication en amont, de la formation, des supports de référence et de l’accompagnement individualisé.
4) Là encore, la technique n’est pas un problème pour qui a correctement mené son projet. Les outils existent, il faut juste savoir les utiliser de la bonne manière.

En suivant ces quelques conseils vous serez sûr de réussir votre première action de dématérialisation de l’année 2011 !
Bonne année et meilleurs vœux à vous… ainsi qu’à vos proches ;-)