La dématérialisation : nouveau partenaire des DAF et DRH

Par Xavier Lainé, Directeur général de PRIMOBOX

… En effet, après avoir été le sésame de certaines entreprises, la dématérialisation investit désormais de nouveaux domaines d’application et tend à se généraliser. Bien entendu, différents domaines connaissent une croissance plus marquée comme, par exemple, la dématérialisation de factures qui a fait couler beaucoup d’encre ces dernières années. Désormais, cette dernière s’impose comme un mode de traitement standardisé et largement pratiqué par l’ensemble des acteurs.

Certains vont même jusqu’à l’imposer comme le mode d’échange par défaut avec leurs clients ; le document papier étant considéré comme une option. Les raisons qui expliquent ce nouveau modèle sont alors multiples et variées : orientations écologiques, recherche de modernisation du processus d’échange entre l’entreprise et ses clients, optimisation des coûts de fonctionnement…

autant d’éléments complémentaires qui sont largement mis en avant par l’entreprise. Après les projets liés à la dématérialisation des factures, archives ou dossiers client, nous assistons désormais à l’émergence de nouveaux chantiers largement portés par deux Directions fonctionnelles : le DAF et la DRH.

Parmi ces derniers, la dématérialisation des bulletins de paie semble se positionner comme une priorité stratégique. En effet, l’émission de bulletins de paie est une opération régulière et particulièrement consommatrice de papier, notamment pour les entreprises multisites, les grands groupes et les collectivités. A l’édition du bulletin de paie s’ajoutent également l’enveloppe, l’affranchissement… autant d’éléments engendrant des coûts supplémentaires au traitement de ce document.

Dans ce contexte, certaines entreprises ont d’ores et déjà pris le virage du bulletin de paie électronique pour fluidifier et optimiser leur processus de traitement. Ainsi, au-delà des économies réalisées par la mise en place d’un tel processus, ces dernières offrent à leurs salariés une nouvelle valeur ajoutée en leur permettant d’accéder à l’intégralité de leurs bulletins au format numérique ; ce dernier a, bien entendu, une valeur légale comparable à celle des bulletins papier.

Côté collaborateur, un tel dispositif permet de préserver l’intégrité du document, de ne pas l’altérer au fil des ans, mais également de simplifier le processus de classement. L’on notera aussi que la mise en œuvre d’un tel procédé s’inscrit souvent dans celle d’un dispositif plus global intégrant une dimension d’archivage : mise en place d’espace individuel de stockage de documents pour les collaborateurs… Ce type de procédé s’inscrit en droite ligne avec l’évolution du mode de conservation de fichiers électroniques. Les bulletins de paie sont donc une nouvelle composante du patrimoine numérique et bénéficient de ce fait d’un traitement comparable aux autres documents composant ce dernier.

D’ores et déjà, de nombreuses initiatives viennent confirmer cette évolution du mode de gestion des bulletins de paie. Plutôt axée grands comptes, cette approche semble désormais se positionner de plus en plus fréquemment au sein des PME pour son aspect pragmatique, économique et rapidement opérationnel.