Les portails Web au centre des processus de travail collaboratifs

Par Bertrand Maugain, Partner Manager chez eZ Systems

… En effet, au delà des grands groupes et administration pour qui l’usage de ce type d’outil apparaît comme incontournable, les PME sont aussi largement consommatrices de ce type de solutions pour développer leur avantage concurrentiel et améliorer leur compétitivité et leur qualité de service. L’évolution constante du périmètre fonctionnel de ces outils s’explique par de nombreuses raisons complémentaires comme l’évolution organisationnelle des entreprises, le développement des notions de travail collaboratif, l’essor du Knowledge management, l’ouverture du système d’information vers l’extérieur ou encore la croissance importante du nombre d’applications métiers.

Les mutations organisationnelles des entreprises et le développement des notions de travail collaboratif

L’un des premiers points expliquant le développement des portails Web est lié à l’évolution des organisations et du mode de fonctionnement interne des entreprises.  En effet, de plus en plus éclatées et distribuées, les entreprises recherchent désormais des outils fédérateurs et communs qui permettent à leurs collaborateurs d’accéder en temps réel et en tout lieux à des informations consolidées et actualisées en temps réel. Cette tendance est d’ailleurs accentuer par le fort développement de la mobilité qui implique des déplacements plus fréquent des salariés. De plus, au delà de cet élément, le besoin de partage d’information et de travail collaboratif pousse également à proposer des outils pragmatiques et adaptés aux besoins formulés. L’on constate d’ailleurs que de nombreux nouveaux outils orientées Web 2.0 sont aujourd’hui une réalité opérationnelle et en production dans les portails d’entreprises.

L’essor du Knowledge Management

La gestion des savoirs est également une donnée expliquant l’essor des portails. Dans une logique mouvante, il est désormais fondamental de concentrer des ressources documentaires dans un espace accessible par tous 24h/24 et 7j/7.Ainsi, au travers d’une telle mise en œuvre les collaborateurs peuvent accéder aisément à l’information souhaitée et mener à bien leurs différentes missions. Dans certains déploiements ( Intranet) des forums thématiques sont également proposés.

L’ouverture du système d’information vers l’extérieur.

Une forte caractéristique de l’évolution des entreprises est également leur ouverture croissante de leur système d’information vers l’extérieur ( client et fournisseur). En effet, dans un souci d’amélioration des relations commerciales, de traçabilité et d’optimisation des processus de synchronisation et d’échange, les portails web se sont positionnées comme une réponse adaptée. En effet, le développement des Extranet est désormais un point central dans le mode d’échange des entreprises qui au travers d’espaces privatifs favorise leur communication vis à vis de l’extérieur et propose des services à valeur ajoutée à leurs clients et partenaires ( suivi de dossier, gestion des commandes, gestion des réclamations….)

La croissance exponentielle du nombre d’applications métiers

On notera également que la croissance du nombre d’applications métier  web en entreprises est aussi à la base du succès des portails. Dans une logique d’intégration au sein d’un SI unifié, ces dernières doivent être centralisée et accessible depuis un portail web commun. Notons d’ailleurs que leur interfaçage et une donnée importante dans la mesure ou elles doivent pouvoir communiquer ensemble et alimenter par exemple des ERP ou plate-forme de
Business Intelligence.

Bien d’autres exemples pourraient également venir expliquer l’essor joué par les portails web. L’on constatera néanmoins qu’en dépit des usages hétérogènes expliquant cette croissance, les notions de travail collaboratif et de paramétrage sur mesure sont des thématiques portant largement ce type de déploiement qui devraient continuer à s’accentuer.