« Le but du projet était de mettre à disposition de nos collaborateurs des plates formes d’impression multi-fonctions imprimante / copieur / fax / scanner. Le projet fax s’inscrit donc dans un projet global de rationalisation des moyens d’impression pour lequel nous avons mis en place 128 MFP HP (Multifonctions) répartis dans le nouveau bâtiment. Il suffit aux utilisateurs de s’authentifier avec leur badge sur le MFP pour pouvoir utiliser n’importe quelle station d’impression », explique Xavier Mounard. « L’intégration de la solution Fax avec les MFP était un aspect essentiel du projet auquel FaxBox Corporate répondait parfaitement », ajoute-t-il.
Aujourd’hui, les 120 télécopieurs du Groupe Casino ont été remplacés par 160 fax virtuels, les télécopies arrivent généralement dans des boîtes emails dédiées au fax, avec un responsable du fax de groupe qui se charge de les « dispatcher » par email vers le destinataire final. Sur les 3000 salariés du siège, 2200 utilisateurs bénéficient de cette solution.
La Solution
2200 utilisateurs
160 n° de télécopies
Envoi à partir des multifonctions HP avec authentification via un badge
« Nous avons choisi de n’imprimer aucun fax systématiquement, explique Xavier Mounard. Du coup nos économies de papier se comptent en tonnes ! La solution a été rentabilisée en 6 mois ».
Gain de temps : les utilisateurs sont ravis, surtout ceux qui utilisent beaucoup de fax. Ainsi, au service achats, certaines personnes reçoivent plus de 200 fax par jour. Recevoir les fax directement dans une boîte email leur fait gagner beaucoup de temps. De même, pour émettre un fax, ils n’ont plus besoin de l’imprimer puis de se déplacer jusqu’au télécopieur, les fax sont envoyés en quelques clics !
Confort d’utilisation : les fax reçus via FaxBox Corporate sont de meilleure qualité que les fax papier. De plus, en un clic, les utilisateurs peuvent les stocker sur leur disque dur, ou les renvoyer par email à un autre utilisateur, ils gagnent du temps et sont plus efficaces.
Fluidité de l’information : avant FaxBox Corporate, le fax était un document papier et pour partager l’information, il fallait photocopier le fax et le faire transiter par le service de courrier interne. Maintenant les fax sont des documents électroniques qui sont partagés par email en un clic de souris.
Confidentialité : FaxBox Corporate permet aux utilisateurs qui en ont besoin de disposer d’un numéro de télécopie personnel pour recevoir les fax directement dans leur boîte email. Ainsi, le service RH d’est doté d’un numéro de fax supplémentaire pour recevoir des informations confidentielles.
Archivage numérique : tout le trafic fax est archivé en ligne sur un extranet sécurisé. Ainsi, en fonction de leurs droits, les utilisateurs peuvent consulter les fax émis et reçu par eux ou par leur service. Pour retrouver un fax, inutile de fouiller dans des archives papier, une recherche sur l’extranet par date ou par expéditeurs ne prend que quelques secondes.
Economies : la mise en place du projet FaxBox Corporate a permis au groupe Casino de réduire ses coûts liés au fax par 3. Le budget est passé de 400 000 €/an à 130 000 €/an.
« Nous avons choisi de n’imprimer aucun fax systématiquement, explique Xavier Mounard. Du coup nos économies de papier se comptent en tonnes ! La solution a été rentabilisée en 6 mois ».
Gain de temps : les utilisateurs sont ravis, surtout ceux qui utilisent beaucoup de fax. Ainsi, au service achats, certaines personnes reçoivent plus de 200 fax par jour. Recevoir les fax directement dans une boîte email leur fait gagner beaucoup de temps. De même, pour émettre un fax, ils n’ont plus besoin de l’imprimer puis de se déplacer jusqu’au télécopieur, les fax sont envoyés en quelques clics !
Confort d’utilisation : les fax reçus via FaxBox Corporate sont de meilleure qualité que les fax papier. De plus, en un clic, les utilisateurs peuvent les stocker sur leur disque dur, ou les renvoyer par email à un autre utilisateur, ils gagnent du temps et sont plus efficaces.
Fluidité de l’information : avant FaxBox Corporate, le fax était un document papier et pour partager l’information, il fallait photocopier le fax et le faire transiter par le service de courrier interne. Maintenant les fax sont des documents électroniques qui sont partagés par email en un clic de souris.
Confidentialité : FaxBox Corporate permet aux utilisateurs qui en ont besoin de disposer d’un numéro de télécopie personnel pour recevoir les fax directement dans leur boîte email. Ainsi, le service RH d’est doté d’un numéro de fax supplémentaire pour recevoir des informations confidentielles.
Archivage numérique : tout le trafic fax est archivé en ligne sur un extranet sécurisé. Ainsi, en fonction de leurs droits, les utilisateurs peuvent consulter les fax émis et reçu par eux ou par leur service. Pour retrouver un fax, inutile de fouiller dans des archives papier, une recherche sur l’extranet par date ou par expéditeurs ne prend que quelques secondes.
« Il était important que les utilisateurs ne soient pas trop déstabilisés par la nouvelle organisation des moyens d’impression. Pouvoir faxer un document papier à partir du MFP a ainsi rassuré ceux qui avaient l’habitude d’utiliser les télécopieurs », Xavier Mounard, direction Télécommunications
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