ERP : 6 conseils pour évoluer sereinement vers le Cloud (avis d’expert)

Il y a deux ans, les entreprises appréhendaient le Cloud avec difficulté. Aujourd’hui, selon une étude récente de Xerfi, le marché du Cloud Computing devrait augmenter en moyenne de 20% par an, entre 2013 et 2015. Cette tendance va croître au fur et à mesure qu’arrivera, sur le marché du travail et à la tête des entreprises, la génération née avec Internet, les smartphones et les réseaux sociaux. Cette nouvelle génération préfère consommer du service sur mesure, en optant pour la flexibilité avec ses conséquences en termes de transfert des coûts fixes en coûts variables.

Toutefois, d’après nos études de marché, si le Cloud Computing est de plus en plus prisé par les grandes entreprises (100-500 salariés), il n’est pas omniprésent. L’ERP affiche notamment du retard par rapport à d’autres services, selon une étude menée par le CXP pour Sage. Concernant les PME, l’adoption du Cloud s’accélère avec un taux de croissance annuel moyen du marché SaaS (Software as a Service) estimé à 32% d’ici 2016, selon l’analyse d’IDC.

Conseil n°1 : Analyser ses besoins

En quête de flexibilité et de facilité d’utilisation, les PME sont les bénéficiaires naturelles du Cloud Computing. Toutefois, basculer dans le Cloud n’est pas toujours aisé pour elles. Tout dépend de leur situation initiale et de leurs besoins. Selon leur existant, la migration vers le Cloud peut être plus ou moins longue et coûteuse. Aussi, comme pour tout projet informatique, les PME doivent se poser un certain nombre de questions avant de se lancer, afin de s’assurer de la faisabilité technique et économique.

Le déploiement d’un ERP est avant tout un projet d’entreprise, quel que soit le mode de déploiement et l’usage (Cloud ou déploiement traditionnel). Le passage dans le Cloud ne représente donc qu’une partie du projet, qui doit s’appuyer sur une analyse fine de l’existant, des besoins et des objectifs de la PME. Elle doit alors se poser les bonnes questions : quels processus veut-elle optimiser ? Que veut-elle trouver, ou retrouver, dans son nouvel environnement de travail ? Quelles données de l’éventuel ancien système de gestion doivent migrer ?

Conseil n°2 : Choisir son Cloud

Les entreprises de tailles importantes, qui supportent des processus complexes, souhaitent bien souvent des développements spécifiques autour de leur ERP. Ces adaptations sont délicates à réaliser dans le cadre du Cloud public, dont la pertinence économique repose sur la fourniture d’applications très standardisées et une mutualisation des ressources techniques.

Ces entreprises se tournent alors vers des solutions de type Cloud privé, parce qu’elles en ont les moyens et les ressources techniques. Le coût est de fait plus élevé car la mutualisation des ressources est limitée.

Pour les PME, dont les processus peuvent être standardisés dans un ERP répondant à leurs besoins métier, le Cloud public est une réponse idéale car elle garantit une mise à disposition optimale des ressources techniques pour un coût très faible.

Conseil n°3 : Contrôler sa connectivité

Une fois le choix de la solution Cloud effectué, les enjeux de qualité et de disponibilité de la connexion Internet font l’objet de beaucoup d’attention.

En effet, dans un contexte d’externalisation des données et des applications, la connectivité réseau sur laquelle repose l’accès aux services est cruciale. L’entreprise doit donc veiller à bien dimensionner ses accès au réseau pour assurer un niveau de fluidité suffisant pour un usage intensif d’Internet. Pour les PME, cela signifie souvent passer à une solution haut débit ou à la fibre optique.

Conseil n°4 : Contractualiser le dispositif de sécurité

L’usage d’une solution de gestion dans le Cloud inclut la mise à disposition d’un ensemble de services : veiller à ce qu’ils soient intégrés en standard dans le contrat est une nécessité absolue. En effet, l’entreprise utilisatrice bénéficie des ressources techniques de la plateforme Cloud associées à un certain nombre de services. Parmi ces derniers, la sécurité est considérée comme l’un des plus importants en raison des craintes de pertes de données et de violation de confidentialité.

La sécurité est une course sans fin qui requiert des investissements massifs et constants. D’ailleurs, peu d’entreprises pourraient dire qu’elles investissent autant que les plateformes Cloud pour protéger leur système d’information. Plutôt que d’être une contrainte, le Cloud permet, au contraire, de structurer les stockages, les sauvegardes, la confidentialité et la sécurité d’accès. Pour autant, en amont de leur investissement, les PME doivent choisir une plateforme d’hébergement garantissant sur le long terme l’ensemble de ces dimensions.

Afin d’assurer la disponibilité de leurs données en toutes circonstances et d’éviter d’en être privées du jour au lendemain, les entreprises ont tout intérêt à veiller à ce que leur prestataire leur propose un plan de reprise d’activité clair et dispose d’un centre de données indépendant prêt à prendre le relai en cas de défaillance du centre principal (notamment en cas de situation de crise). Elles doivent également faire stipuler par contrat les conditions de restitution de leurs données par le prestataire.

Il convient surtout de veiller à ce que la gestion des sauvegardes et restaurations, la protection des données (cryptage sécurisé, pare-feu…) ainsi que le niveau de disponibilité et la continuité des services soient bien inclus en standard dans le contrat et ne fassent pas l’objet d’options payantes.

Conseil n°5 : Déterminer l’usage selon le profil de ses collaborateurs

Le déploiement d’un ERP requiert également la formation des utilisateurs à de nouveaux processus de travail, voire de nouvelles interfaces. Pour autant, les principaux avantages du Cloud et donc d’Internet relèvent de l’interaction collaborative et du partage d’informations. Dans cette perspective, la plupart des ERP du marché se limitent aux gestionnaires, leur complexité rendant difficile l’émancipation de l’usage aux autres collaborateurs de l’entreprise. En revanche, les ERP de nouvelle génération permettent cette émancipation de l’information de gestion à l’ensemble de l’entreprise avec des usages simplifiés et optimisés sur tablettes et smartphones.

Conseil n°6 : Veiller à la réversibilité

Reposant généralement sur un modèle de paiement à l’usage, les services de Cloud Computing ne sont pas fondés sur une logique d’investissement (CAPEX). Ces services génèrent des frais d’exploitation prévisibles sur le long terme (OPEX). Néanmoins, la question de la réversibilité est essentielle. Elle consiste à pouvoir passer du Cloud au mode de déploiement traditionnel sur site, de façon naturelle.

Cette réversibilité délivre un message rassurant aux PME et leur permet de se lancer plus sereinement vers le Cloud, pour autant que l’éditeur ait prévu ce dispositif. Aussi, l’entreprise doit-elle s’assurer, contractuellement, de pouvoir rapatrier les données la concernant quand bon lui semble, quelle qu’en soit la raison.

En conclusion, faire le choix d’un ERP dans le Cloud, c’est d’abord faire le choix d’un ERP. Ensuite, vient la question du Cloud et de ses pendants en termes de sécurité, de disponibilité et de performance. Pour une PME, le devoir d’un éditeur est de lui garantir le tout en un, afin de l’affranchir des problématiques non liées à son activité. L’ERP dans le Cloud est donc à la croisée des chemins de la gestion et de la technologie, avec la nécessaire garantie d’un niveau de services élevé. C’est à cette seule condition que cette croisée des chemins ne devient pas un chemin de croix.

Sources chiffres cités :
Etude Xerfi, “Le Cloud Computing à l’horizon 2015 – Quels enjeux et perspectives dans un marché en pleine mutation ?”

Avis d’expert d’André Brunetière, Directeur R&D et Stratégie de Sage, « Cloud Computing : l’histoire de l’énergie informatique ne fait que commencer »

Etude Sage « ERP : la nouvelle vague d’adoption du cloud par les entreprises du mid-market », octobre 2014

Etude CXP pour Sage « ERP hybride : une alternative au SaaS selon les entreprises », juillet 2014

« Le numérique est un contributeur majeur à la performance de l’entreprise », juillet 2014