Les multifonctions au service d’une nouvelle organisation du travail (avis d’expert)

Dès les années 2000, la France s’est engagée sur la voie de la dématérialisation. Pour autant en 2014, nous sommes encore loin du bureau sans papier, mais la digitalisation de l’entreprise s’accélère. Les employés, habitués à utiliser smartphones et connexion 4G au quotidien, poussent les entreprises à réfléchir à des outils performants et, surtout, connectés. L’industrie de l’impression ne pouvait faire l’impasse sur cette évolution et se devait donc d’offrir des imprimantes multifonctions (MFP) adaptées, cessant ainsi d’être de simples périphériques pour devenir des outils de travail, au cœur des échanges dans l’entreprise.

Transformation des méthodes de travail

En 2013, 6,5 millions de tablettes ont été vendues contre 4,83 millions de PC aussi bien en BtoB qu’en BtoC (source GFK). L’impression mobile depuis une tablette ou un smartphone est désormais indispensable pour s’affranchir des contraintes de temps et d’espace. L’entreprise se doit alors de mettre en place des outils aussi simples et intuitifs que ceux que les employés utilisent pour leurs propres besoins. L’installation d’apps sur les terminaux d’impression est une partie de la réponse à ce changement. Elles permettent la compréhension immédiate par tous les utilisateurs et une personnalisation des travaux.

Un autre élément change la donne : la montée en puissance des réseaux sociaux d’entreprise. D’ici 2016, 50% des grandes entreprises diffuseront, modifieront et partageront leurs informations via ce canal puissant. Les MFP auront un rôle à jouer dans cette évolution.

Les préoccupations écologiques transforment elles aussi nos manières de travailler en valorisant la dématérialisation et le partage d’informations numériques au détriment de l’impression papier.

Les services d’impression évoluent donc vers la gestion de contenus, pour assurer la numérisation et l’acheminement des informations vers des applications digitales.

Du simple MFP aux multifonctions intelligentes (Smart MFP)

Ces tendances, qui auraient pu être des freins à la croissance du marché de l’impression, sont en réalité un levier pour l’innovation. Les imprimantes multifonctions ne doivent plus simplement servir à copier ou à imprimer, mais bien s’inscrire dans la diffusion des informations de l’entreprise et assurer la transition du papier vers le numérique.

La stratégie à terme est de faire entrer plus encore les MFP dans l’activité de l’entreprise. Cela passe par des plateformes personnalisées qui s’adaptent aux contraintes métiers. A titre d’exemple, une organisation qui s’articule autour de projets clients peut personnaliser l’interface du MFP pour authentifier ses utilisateurs et intégrer des intervenants extérieurs via la mobilité et le Cloud.

Désormais, les MFP sont ‘smart’ ! Ce sont des terminaux connectés qui transmettent les données d’utilisation, fournissent une cartographie des coûts permettant de les réduire, d’éviter les ralentissements et d’augmenter la productivité. Ils offrent des fonctionnalités évolutives, afin d’accompagner les clients dans l’automatisation et la simplification de leur workflow. Une mutuelle de santé pourra ainsi numériser les demandes de remboursement reçues et les envoyer directement vers son système de paiement à partir d’un multifonction. L’enjeu : minimiser le risque de pertes et faire gagner du temps à l’assuré.

Soutenir les offres de services et les prochaines évolutions

Conscients de ces nouveaux challenges, les constructeurs du marché de l’impression ont pour principal objectif de créer une cohérence technologique autour des métiers de l’entreprise. D’ailleurs, leurs commerciaux ne sont plus des experts produits, mais des consultants qui ont à cœur de construire, avec le client, une offre s’inscrivant dans une stratégie documentaire.

IDC estime que « les processus de flux documentaire en entreprise sont inefficaces – près de 50 % des documents papier sont saisis dans les systèmes informatiques et plus de 25 % des documents imprimés, d’origine numérique, sont re-saisis sur les systèmes informatiques ».

En effet, les traditionnels « processus de validation » des documents peuvent vite s’avérer chaotiques et ils seront demain préhistoriques, même dans une TPE. Modifications de dernière minute, versionning, problèmes de confidentialité : autant d’éléments pouvant entraîner des pertes d’efficacité opérationnelle et des erreurs. L’une des missions des professionnels de l’impression consiste à automatiser et simplifier les workflows. Et le MFP apporte la solution technique : les documents numérisés sont soumis aux règles spécifiques de gestion, de révision et de validation préalablement définies par l’entreprise. Ils sont suivis, centralisés, signés électroniquement, envoyés aux personnes adéquates et correctement archivés, tout en étant conformes aux réglementations en vigueur. Autre aspect à ne pas négliger : les MFP apportent un haut niveau de sécurité (antivirus et cryptage des données).

Le monde se digitalise de plus en plus vite, et les entreprises doivent suivre ce mouvement en adaptant leurs processus et environnements professionnels. L’enjeu pour les sociétés de gestion documentaire est d’élargir leur modèle économique autour du service et de la dématérialisation. Ainsi, quelle que soit la taille des structures, les imprimantes multifonctions feront partie intégrante de l’environnement bureautique et permettront aux collaborateurs de disposer d’outils performants, à même de les libérer des contraintes techniques pour mieux se concentrer sur leur cœur de métier.