Les bonnes pratiques pour mettre en œuvre son projet d’archivage mixte

par Chloé Toledano, Consultante archivage, EVER TEAM

La mise en œuvre d’une gestion unifiée des archives est un projet fédérateur pour l’entreprise impliquant directement ou indirectement des acteurs aux compétences variées. Cet aspect constitue un véritable changement au regard des projets de gestion d’archives physiques généralement centrés sur les archivistes. Si de nombreux aspects sont à considérer avant même de choisir son logiciel, les principaux facteurs clés de succès concernent la définition de la stratégie de mise en œuvre et la mise en place d’une équipe projet pluridisciplinaire adaptée.

Définition d’une stratégie de mise en œuvre efficace

La mise en œuvre d’une politique d’archivage et du système qui en découle est stratégique pour l’entreprise car elle permet de limiter sa responsabilité et celles  de ses dirigeants dans le cadre d’une analyse de risques propre à chaque domaine d’activité.

Tout projet d’archivage mixte doit donc débuter par la définition d’une politique d’archivage, la création ou l’adaptation d’un référentiel documentaire global et la  proposition  d’une offre de services adaptée à l’organisation. Ces documents, qui encadreront la pratique de l’archivage, se doivent d’être validés et soutenus au plus haut niveau de l’organisation.

En revanche, ces outils sont plus complexes à construire que par le passé. Ils couvrent en effet un périmètre bien plus large que les traditionnels tableaux de gestion, qui apparaissent aujourd’hui insuffisants à la fonction archive dans une perspective de Records Management. Couplées à la politique d’archivage et au référentiel, les consignes de tri sont aussi garantes de la maîtrise de l’information afin d’éviter le phénomène de dilution de l’information constaté – presque – unanimement par les organisations.

Le temps dédié à la définition des règles est non négligeable dans les projets d’archivage mixte.

Les outils informatiques sont en effet fortement impliqués et impactés par les projets d’archivage mixte et doivent être en mesure de supporter les recommandations construites à partir du référentiel.

La réflexion initiée par les archivistes est structurante pour l’entreprise. Au vu de sa transversalité, il est nécessaire d’impliquer au plus tôt la direction des systèmes d’information et la direction de la qualité dans la démarche.

Mise en place d’une équipe projet pluridisciplinaire adaptée

La recherche d’un bon équilibre est nécessaire. Il est recommandé de s’entourer de collaborateurs aux compétences complémentaires qui veilleront au bon déroulement du projet. Comme évoqué dans le point précédent, il est déterminant que le projet de mise en œuvre fasse l’objet d’un sponsoring clair et reconnu de la part de la Direction, qui doit être directement impliquée dans le suivi du projet.

Le rôle  du chef de projet

L’archiviste est un acteur clé du projet d’archivage mixte,, néanmoins, il est important de nommer également un Chef de projets. Sa fonction est de coordonner les différents partenaires,  de prioriser les étapes successives et de faciliter les prises de décisions. Au-delà de l’aspect organisationnel, le rôle du chef de projet est de faciliter la communication entre des acteurs d’horizons divers, de nombreux sujets variés étant abordés

L’appui du Record Manager, de l’expert Technique et du Responsable Compliance

Le Record Manager est le garant de l’adéquation de la solution sur le périmètre organisationnel et fonctionnel.  Il est l’acteur principal d’un projet de gestion d’archives mixtes.

L’expert technique  est le représentant du département informatique. Il est l’interlocuteur technique de référence durant le projet et coordonne les aspects liés à la préparation de l’environnement.

Enfin, dans le cas de projets d’archivage à valeur probatoire, un responsable « Compliance » ou contrôle interne est également partie prenante.

Ces différents éléments mettent en avant l’importance de préparer une stratégie adaptée pour mettre en œuvre son projet d’archivage mixte et ce, en amont du choix d’un logiciel d’archivage mixte. Il convient donc de suivre scrupuleusement une ligne directrice claire et de s’entourer de collaborateurs complémentaires qui, de par leur expertise, se positionneront en sponsors du projet et veilleront à son bon déploiement.