Adobe veut faciliter et sécuriser la collaboration en entreprise

Sous ce titre sibyllin se cache une étude portant sur les différents usages des documents utilisés en entreprise, et notamment les possibilités offertes de collaboration et de sécurisation. Réalisée en mai 2011, l’enquête d’IDC pour le compte d’Adobe, a interrogé 329 employés aux profils divers (administratifs, marketing et commercial ou technique) au sein de structures de plus de 100 salariés et issues des secteurs public comme privé dans l’hexagone.
Une ouverture pour Adobe qui en a profité pour présenter les utilisations avancées de son format PDF et du programme Acrobat.

Un triptyque sous la loupe d’IDC

L’étude IDC a défini trois grandes thématiques qui émergent des usages en entreprise : la dématérialisation, la mobilité et la collaboration.
La dématérialisation, pour commencer, est déjà largement adoptée dans le monde professionnel avec 81% des entreprises utilisant principalement des documents électroniques (72% dans les services publics). Une tendance qui accompagne un glissement vers la mobilité en entreprise. Les sondés estiment que 20% de leur temps de travail est passé « en dehors de leur bureau » et 5% à domicile. 

Conséquence : les salariés veulent que leurs documents soient lisibles sur toutes les plateformes, de l’ordinateur au smartphone. A noter du reste que 51% des documents échangés sont reçus par les employés sur un ordinateur portable ou un support mobile. IDC annonce également que pour la première fois en 2011 « les ventes de PC portables en entreprise dépassent celles de PC fixes » et que « les ventes de smartphones dépassent celles de téléphones mobiles classiques ».

Mais ce changement ne se fait pas sans mal. 84% des répondants affirment rencontrer des difficultés « dans les processus de collaboration autour d’un document». Dans l’ordre d’importance, ces problèmes sont : les accès simultanés aux documents, la gestion des versions et la collecte des données ou informations.

Reste que pour IDC le problème le plus crucial est celui de la sécurité. 52% des entreprises n’ont pas de processus de sécurisation, 25% en ont bien un mais ne l’utilisent pas faute de formation des collaborateurs, et seulement 23% des entreprises les utilisent « efficacement ». Des chiffres qui, rapprochés des 63% du panel déclarant échanger des données confidentielles avec l’extérieur (81% en interne), montrent à l’évidence que le problème est de taille.

Pour sécuriser les échanges, les principaux besoins sont, pour les répondants, la traçabilité de la diffusion des documents, et l’utilisation de signatures électroniques.

Tirer son épingle du jeu avec le format PDF

A la suite de la présentation d’IDC, Adobe a logiquement mis en avant sa propre solution organisée autour du format PDF et du logiciel Acrobat. La standardisation du PDF permet en effet un échange simple avec les appareils mobiles, les clients extérieurs, et pérennise l’information. Les dernières versions du format permettent aussi de créer des « documents intelligents », incluant des outils de navigation internes, de recherche, l’inclusion de pièces jointes et de formulaires. Les contenus riches (audio, vidéos et animations) sont aussi de la partie.

Cependant les fonctions de collaboration d’Acrobat, pas encore assez connues et en tous cas exploitées en entreprise, permettent selon l’éditeur de modifier aisément un même document à plusieurs, en mode online comme en déconnecté. Et bien entendu Adobe pousse à son utilisation encore plus généralisée.

Il n’en reste pas moins, et c’est notre confrère ITespresso.fr qui le rappelle, qu’au niveau sécurité, le format PDF est connu pour des failles utilisées par le passé par des pirates. Adobe n’est pas tout à fait de cet avis et affirme que les informations intégrées dans un PDF sont protégées grâce à ses solutions de sécurité, incluant les signatures électroniques ou les DRM.