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Par Stéphane Girardin, Responsable de l’entité Systèmes d’information chez Open Wide

Les capacités techniques étendues alliées à des coûts réduits par rapport au traditionnel modèle propriétaire ont permis à de nombreuses entreprises de valider sous forme de prototype avant de mettre en place leurs projets de gestion dématérialisée quels que soient les domaines d’utilisation (Traçabilité des Commandes et des Factures, Gestion de Documentation, Gestion de fiches concurrences, Management de la connaissance…). Ces solutions permettent de proposer au marché des offres de GED complètes utilisant des formats ouverts et reposant sur les meilleurs composants libres.

N’oublions pas que le succès des solutions de gestion électronique de documents Open Source s’explique également par l’importance du spectre fonctionnel couvert. En effet, de manière industrielle, il est possible d’accéder à de nombreuses fonctionnalités avancées comme :

Acquisition des documents
-Intégration de documents papier nécessitant une transformation au format électronique,
-Intégration de documents numériques (documents, images, vidéos, mails…).

Classement des documents
-Indexation et description du contenu du document facilitant sa recherche (auteur, titre, date, contenu…).

Stockage
-Le stockage des documents se doit de se conformer aux règles juridiques, contractuelles en vigueur selon le domaine d’application. Les règles et modes de stockage choisis peuvent également contribuer à la bonne tenue du système.

Diffusion
-Les modes de consultation, la disponibilité et l’application des règles de sécurité demeurent la clé de voûte de tout système de dématérialisation quel que soit le domaine d’utilisation.

Toutes ces fonctionnalités permettent de supporter l’ensemble des typologies de GED ou d’ECM (Entreprise Content Management).

Ces quelques éléments sont à la base du succès remporté par les solutions de GED Open Source. Le fort développement des offres comme Alfresco en est une parfaite illustration. Désormais, les plus grands acteurs du marché n’hésitent plus à se tourner vers ce type de solutions qui permettent de déployer des infrastructures de gestion documentaire sur-mesure et évolutives en fonction de leurs besoins.

Et les besoins sont larges car pour toute entreprise, valoriser son contenu reste le nerf de la guerre. On pense naturellement et instinctivement à l’accès en interne (explorateur windows ou référentiel documentaire) mais il est aussi question d’étendre la valorisation des contenus (sites web institutionnel, extranet client ou partenaires).