Quand l’archivage joue la carte du Green IT

Par Thierry Bourges, Directeur Macro 4 France

Bien entendu, ces projets sont particulièrement visibles et monopolisent largement les aspects liés au Green IT. Il est tout de même important de noter que d’autres éléments contribuent à accroître le rayon d’actions du Green IT. Dans ce contexte, les aspects liés à la gestion du document jouent un rôle important : la GED, le BPM et l’archivage.

L’archivage est un poste où la mise en œuvre d’une politique Green IT peut s’avérer salvatrice et génératrice d’économie et d’optimisation des processus, notamment pour les entreprises utilisant de très nombreux documents : banque, assurance… Les outils d’archivage électronique s’adressent particulièrement aux grandes entreprises et administrations qui, de par la nature de leurs activités et l’importance de leurs échanges, peuvent gérer plusieurs millions de documents par mois.

En effet, ces entreprises manipulent quotidiennement des milliers de documents et éditent autant de pages papier. Prenons un exemple de dossiers clients qui, dès sa constitution, va répertorier plusieurs dizaines de pages : contrats, conditions, photocopies de passeport… Cela représente donc une consommation de papier excessive qui sera dupliquée en au moins deux exemplaires. L’impact sur la consommation de papier est donc important malgré qu’une grande partie du papier utilisée provienne de forêts «  dédiées » à cette exploitation.

On notera également que la mise en place de l’archivage électronique permet d’optimiser les processus de travail collaboratif dans l’entreprise sans que les collaborateurs aient besoin d’imprimer un dossier lors de la visite ou des demandes de leurs clients. Ils peuvent en effet accéder en ligne à toutes les informations tout en visualisant les documents originaux affichés à l’écran.

L’on comprend donc parfaitement l’impact écologique mais également économique associé à la mise en œuvre d’une démarche orientée archivage électronique et dématérialisation. Dans certains cas, les outils d’archivage peuvent aussi permettre de définir des procédures de traitement électroniques refusant les droits d’impression des documents présentés.
Mais pour être générateurs de succès, ces outils doivent nécessairement être définis le plus en amont possible et être portés comme des projets de bonne gouvernance. Il est en effet important que les chantiers d’archivage soient inclus dans les orientations globales prises par les entreprises et administrations en matière de Green IT. A cette condition, l’archivage jouera alors pleinement son rôle et conjuguera performance et Green IT.