Passer à la facture électronique : les PME doivent anticiper (avis d’expert)

Tendances IT

Magali Kolnik, chef de produit dématérialisation de Neopost France, revient sur le passage à la facture électronique et à la dématérialisation dans les PME. Une opportunité à condition de se préparer.

Magali Kolnik, chef de produit dématérialisation de Neopost France
Magali Kolnik, chef de produit dématérialisation de Neopost France

Avec la mondialisation de l’économie, les informations circulent plus librement et les communications sont toujours plus simples et plus rapides. Les entreprises subissent une pression grandissante en matière de performance. Une façon de relever ce défi consiste à simplifier et automatiser les processus.

Avec 2 milliards de factures échangées chaque année en B2B, la facture électronique représente un véritable levier de cette automatisation. Préoccupation croissante des grandes entreprises depuis quelques années, elle s’étend aujourd’hui aux PME.

La facture, un document critique

La facture est un document critique pour l’entreprise et pour l’administration : c’est un document commercial, qui supporte le paiement ; c’est un document comptable : la facture doit être identique pour le fournisseur et l’acheteur ; et c’est un document fiscal, qui supporte la TVA et permet en environnement B2B à l’acheteur de récupérer la TVA.

Qu’entend-on par dématérialisation fiscale ?

Lorsque l’envoi de la facture électronique répond aux exigences fiscales et réglementaires et permet de supprimer tout échange de facture papier entre le fournisseur et l’acheteur, on parle alors de dématérialisation fiscale.

La facture électronique et la sphère publique

Sur les 4 millions de factures reçues par l’État en 2014, seulement 34 000 ont été reçues en format électronique. Et parmi les 90 millions de factures reçues chaque année par les collectivités territoriales et les établissements publics, très peu sont en dématérialisation fiscale. La marge de progression est encore importante. En ce sens, les pouvoirs publics mettent tout en œuvre pour accélérer ce développement, notamment auprès des PME, par le biais de réglementation favorisant le développement de la facture électronique.

Une réglementation incitatrice

Pour l’administration, les enjeux de la facture électronique sont doubles : il s’agit non seulement de mieux contrôler les échanges et de lutter contre la fraude à la TVA, mais aussi de déployer au sein de l’État et des collectivités locales des solutions qui vont permettre au secteur public de gagner en productivité. La Commission européenne a légiféré en ce sens. La Directive 2010/45/UE, transposée en France en 2013, stipule que les solutions de factures électroniques doivent permettre de garantir « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ». La sphère publique met aussi tout en œuvre pour favoriser le développement de la facture électronique :

  • Depuis le 1er janvier 2012, l’Etat a pour obligation d’accepter les factures électroniques émises par ses fournisseurs et cette obligation va s’étendre aux collectivités territoriales et aux établissements publics à partir du 1er janvier 2017.
  • Par ailleurs, l’ordonnance du 26 juin 2014 prévoit d’imposer progressivement aux entreprises l’envoi de factures électroniques vers la sphère publique par le biais d’un calendrier qui s’étale de 2017 à 2020. Grâce à l’adoption de cette mesure, les experts ont évalué à 710 millions d’euros les bénéfices attendus par année pleine (375 millions pour l’administration, 335 millions pour les fournisseurs).

Des pratiques disparates

Les entreprises qui souhaitent avoir recours à la dématérialisation fiscale ont 3 options : la piste d’audit fiable, la signature électronique avancée ou l’EDI. L’EDI étant une solution complexe et coûteuse, elle n’est pas adaptée à la cible des PME. La piste d’audit fiable, qui s’applique non seulement aux factures électroniques de type « PDF simple », mais aussi aux factures papier, doit faire l’objet d’un processus documenté au sein de l’entreprise et démontrable en cas de contrôle fiscal. La méthode la plus simple et la plus rapide permettant aux PME de mettre en œuvre l’envoi de factures électroniques reste donc celle du PDF signé avec un certificat électronique. En termes d’usages à ce jour, près d’une PME sur 4 envoie ses factures clients en PDF simple par e-mail, 5% ont recours à l’EDI et 8% à la signature électronique (source : baromètre Sage 2012 « Les PME et la facture électronique »).

Des bénéfices indéniables

Les bénéfices apportés par le passage à la facture électronique sont nombreux : gains de productivité grâce à l’automatisation des processus, meilleure traçabilité des factures émises et de leurs paiements et accès immédiat aux factures archivées ; mais surtout, amélioration de la relation client – fournisseur. Pour les PME, le principal bénéfice du passage à la facture électronique est la réduction des délais de paiement. En 2014, la société Atradius a mené une étude sur les pratiques de paiement en France. Il en ressort que 26,6 % des personnes interrogées, principalement issues du secteur manufacturier et de PME, ont exprimé leur inquiétude quant à l’encaissement des factures en retard de paiement et l’impact que cela pourrait avoir sur la rentabilité de leur entreprise. Avec un DSO (Days Sales Outstanding) moyen de 42 jours en France, la diminution du délai moyen de paiement est un enjeu clé (source : baromètre Atradius des pratiques de paiement 2014). En effet, seulement 32 % des entreprises françaises respecteraient la date d’échéance (source : Altares 2013).

Même si la facture électronique s’est développée depuis une dizaine d’années dans les grandes entreprises, elle n’en est qu’à ses débuts du côté des PME. L’évolution favorable du contexte légal et la rapidité des échanges des acteurs de l’économie ne font qu’accélérer son développement. Des solutions simples, rapides à mettre en œuvre et dédiées pour les PME existent ; c’est maintenant que les PME doivent prendre le virage de la dématérialisation pour anticiper cette transition et non la subir !