L’entreprise Maugin, spécialisée dans la menuiserie intérieure et extérieure investit dans la GED avec l’aide de Ricoh et les outils GED Novaxel. Les salariés gèrent désormais électroniquement les commandes et les dossiers clients.
« Nous traitons 200 commandes au quotidien pour un portefeuille d’un millier de clients » explique Emmanuel Barrault, directeur administratif et financier de l’entreprise. « Comme nous réalisons des menuiseries sur mesure, toutes les informations échangées sont sensibles pour répondre au mieux à leurs attentes. Si nous avions un serveur, nous n’avions pas de méthode efficace de classement des documents. Ceux-ci étaient éclatés entre les mails, les dossiers numériques, les chemises… Rechercher les informations importantes était chronophage pour tous nos collaborateurs, et il n’était pas rare que des commerciaux sur le terrain nous appellent pour obtenir tel ou tel élément que nous mettions beaucoup de temps à leur fournir» se rappelle-t-il. « Faciliter sensiblement l’accès aux informations, servir mieux et plus vite les clients, mettre en place le programme qualité ; voilà quels étaient nos objectifs au moment de choisir un service de GED, » indique M. Barrault.
La société de 250 salariés installée à Saint-Brévin en Loire Atlantique s’est donc décidée en 2011 à passer à la GED, et a choisit la solution GED Novaxel Novaweb et le partenaire Ricoh pour les accompagner. « La GED NOVAXEL nous permettait de reproduire nos classements physiques et donc de grandement faciliter la circulation et la prise en main des collaborateurs. Ensuite, NOVAXEL a accepté de personnaliser leur solution pour automatiser les scans des commandes client, ce qui a été décisif» précise Emmanuel Barrault.
Depuis son démarrage au printemps dernier, la GED est déjà appréciée des salariés. « Le premier bénéfice évident est le gain de temps considérable pour accéder aux documents et la qualité des informations que l’on en extraie » affirme le directeur financier de Maugin. « Par ailleurs, comme les commerciaux peuvent désormais se connecter à distance, ils n’ont plus à s’inquiéter de disposer ou pas d’un document. Les objectifs initiaux sont donc d’ores et déjà atteints, et nous pensons déjà à la suite, même si nous sommes encore dans la phase d’appropriation de l’outil. Aujourd’hui, 90% de nos documents sont numérisés et archivés et l’ensemble de nos documents d’entreprise sont classés et accessibles pour les collaborateurs concernés, aux ressources humaines, au service commercial ou à la logistique. »
Convaincue par ces premiers changements, l’entreprise de Loire Atlantique envisage déjà d’autres évolutions allant dans le même sens. « Parmi nos axes de réflexion, nous envisageons plusieurs niveaux d’évolution à moyen terme : d’une part, nous pourrons réaménager nos locaux, libérer de l’espace en nous séparant des documents papier rendus caducs. D’autre part, nous savons qu’un couplage entre notre ERP et notre GED nous apportera des services très utiles en termes de relations clientèle – nos clients pourront par exemple avoir accès à leurs dossiers et les échanges seront encore améliorés. Nous ne voulons pas nous précipiter et, par chance, la souplesse et la facilité d’utilisation de l’outil GED nous ouvrira sans nul doute de nouvelles perspectives sur la durée, » conclut M. Barrault.
