Par Bertrand Aumoite, directeur général France et Europe du Sud de Basware
La dématérialisation des processus financiers a pour objet de traiter de façon totalement électronique des flux de données ou des documents métier qui transitent au sein des entreprises et entre entreprises : factures fournisseur, rapprochement facture-commande, traitement des litiges, échanges e-factures, dématérialisation fiscale, archivage et e-procurement (flux d’achat de commandes fournisseur, catalogues achat, sourcing, spend analysis, appels d’offres…) et ce marché explose depuis 4 ans dans un contexte économique défavorable.
Le marché de la dématérialisation des processus financiers en 2010
Le marché mondial de la dématérialisation est évalué à 1,66 milliard de dollars en 20091, en croissance de 21,1% par rapport à 2008, ce marché étant défini comme l’ensemble des solutions qui permettent de réduire l’usage du papier au niveau des processus de gestion ou de communication
des entreprises et d’automatiser son traitement.
Selon le cabinet d’études Markess international, la dématérialisation des factures occuperait une place de choix sur ce marché avec une perspective de croissance de l’ordre de 35% pour 2010. En France, sur plus de 2 milliards de factures inter-entreprises échangées chaque année, 3% seulement
sont totalement dématérialisées.
On observe que les pays nordiques sont en avance par rapport à leurs homologues latins en termes de flux financiers dématérialisés. En effet, en France moins d’1/4 du marché des grands comptes ont mis en place une dématérialisation facture et moins de 20% du volume des factures entrantes sont électroniques alors que dans pays nordiques on échange plus de 50 de factures électronique.
La facture fournisseur est en France le 1er type de dématérialisation mis en place dans les entreprises pour arriver à automatiser le rapprochement de plus de 50% de factures entrantes pour viser à une division au moins par 2 du coût de traitement, évalué en moyenne par les experts à 20-25€ par facture.
Cette donne montre un retard de la France certain. En 2007 sur la dématérialisation des échanges en BtoB, les entreprises françaises payaient un lourd tribut pour le retard pris en matière de dématérialisation. Ainsi, à titre d’exemple, 5,58% des commandes traitées manuellement engendreraient des erreurs donnant lieu à des rétro-facturations et à des pénalités estimées en moyenne à 47,25 euros par commande.
Cependant, la France est en phase de forte croissance et de nettoyage dans ce domaine. En effet, on constate une augmentation nette des besoins des entreprises pour : une baisse des coûts (phénomène sociétal) et une recherche de plus grande transparence / traçabilité des données, tout
en visant des gains de productivité en période économique difficile.
De plus, seuls 8% des échanges électroniques effectués par une entreprise française (contre 37% en Allemagne et 30% au Royaume Uni) impliquent plus de deux tiers de ses fournisseurs. La situation française laisse donc entrevoir d’importantes perspectives de croissance et de gains.
Les développements et les perspectives
La dématérialisation est un domaine où les clients ont cessé de s’interroger sur le bien fondé et l’intérêt de sa mise en place, pour se concentrer sur comment le mettre en place. Au début, les pionniers qui ont adopté la dématérialisation l’ont fait pour l’aspect de coût. Ensuite, l’élément
déclencheur a été la pression sur la conformité. En effet, les services financiers sont soumis à de plus en plus d’exigences et de pression en matière de transparence, de documentation et de respect des règles dans le paiement des factures. De plus, la crise économique, après une période de
réduction des coûts divers favorise maintenant une rationalisation des processus d’optimisation des coûts de traitement.
Tous les secteurs d’activité et toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont concernés par la dématérialisation. Pourtant on constate que l’automatisation des flux financiers concerne davantage les grandes entreprises et celles dont l’organisation est décentralisée. Ce constat doit être rapproché d’une corrélation entre le volume de documents à traiter, la fréquence des transactions, le poids des contraintes légales et le niveau d’engagement dans un tel projet. En effet, ce sont les grands
donneurs d’ordre qui sont les 1ers intéressés en raison de leur volumétrie élevée, qui poussent à d’adoption de nouvelles pratiques et à l’évolution de la législation. Par la suite l’amélioration de cette dématérialisation s’étendra aux petites entreprises également concernées par ces mêmes besoins,
dans un premier temps au niveau de l’émission des factures sortantes vers ses grands clients (efacture).
De même, l’évolution des contraintes réglementaires et d’audit (la dématérialisation des échanges est en effet l’un des objectifs du plan France Numérique 2012, adopté par le gouvernement en octobre 2008, et également les directives Européennes qui homogénéisent et nivellent les règlements européens en favorisant son essor) pousse naturellement les entreprises à accorder une attention particulière au traitement de leurs flux financiers.
Aujourd’hui, les entreprises sont donc en recherche de solutions « Purchase to pay » (de la commande à la facture) leur permettant une automatisation complète et lisse des processus pour rationnaliser et optimiser les taches, réduire le temps de traitement et abaisser les coûts tout en accélérant le partage des flux financiers : pour une plus grande satisfaction externe et interne client/fournisseurs.
Elle intègre des fonctionnalités documentant les opérations et les rôles dans l’entreprise, contribuant au reporting et à la traçabilité, diminuant le volume de travail à faible valeur ajoutée et engendrant une répartition du travail optimisée et plus productive. Avec une législation incitative et des besoins internes des entreprises en augmentation constante, le marché de la dématérialisation des processus connaît une croissance qui va grandissante au fur et à
mesure que les législations des pays s’harmonisent pour favoriser les flux électroniques échangés.
