Oh temps qui apporte l’email !

Stratégies Channel

Non je ne vais pas vous conter la suite du célèbre film « Autant en emporte le vent », mais la vision du vent de notre évolution qui nous amène implacablement à vivre trop souvent dans le mauvais ouragan de la non-maitrise des fichiers et des emails…

Tribune d’Olivier BENOIT, dirigeant de DELCREA et d’Olivier Benoit Consulting(1)

27 ans de ma vie à chercher, comprendre et agir pour simplifier concrètement la vie de chacun travaillant avec le papier, les documents, la bureautique et les fichiers, les emails et la pollution, l’ingérabilité et la toxicité !

Comme dirait mon père « le Passé + le Présent = le Futur » et « le Présent + le Futur = le Passé ». En d’autres termes, il est important de comprendre d’où l’on vient, pour comprendre le cheminement de ce que l’on vit actuellement et envisager de projeter une vision et des solutions réalistes.

Alors pourquoi sommes nous fatigués en ouvrant notre ordinateur ? Pourquoi parle-t-on moins de classement mais de « faire le ménage » ? Pourquoi « l’Organisation » est –elle devenue souvent qu’un sujet de discussion et non un fonctionnement ? Pourquoi  le partage est une simulation ? Pourquoi les Entreprises nagent en plein paradoxe en entretenant des moyens collaboratifs désertés de fichiers  et en sauvant les emails que l’utilisateur ne veut d’abord pas ?… Pourquoi finalement les ressources documentaires deviennent « noires, polluantes et toxiques » ? Est-ce finalement logique ?

Je n’ai ni  boule de cristal, ni vérité… je ne viens pas non plus d’une autre planète mais mon chemin atypique d’un autodidacte qui aime la vie et les hommes, les technologies et l’organisation a toujours gardé des valeurs fortes et ludiques autour du « bon sens »… Aujourd’hui dans cette tribune, je vous ouvre humblement une petite lucarne sur quelques résultats de travaux forgés autour de plus de 1 000 clients, 30 000 personnes aidées et la création de plusieurs méthodes ou outils issus de mes recherches.

 

À l’origine des futurs vents violents… le « classer après »

Le fameux « Enregistrez sous »… quelle drôle de fonction que l’on trouve dans nos logiciels et ceci depuis le début de la Bureautique !
Vous allez sûrement me trouver bien bizarre… mais réfléchissons : dans la vie physique on a des routes avec des maisons, des maisons avec des pièces, des pièces avec des armoires, des armoires avec des tiroirs… tout cela forme une « navigation » individuelle, collective et apprenante pour s’orienter dans les lieux que nous connaissons mais aussi ceux que l’on ne connait pas.
« Enregistrez sous » est une fonction que l’on utilise après la création de son document pour EN THEORIE ranger un document au bon endroit et avec un nom clairement explicite… eh oui, mais la théorie est GRAVEMENT FAUSSE :
« Classer après » est un concept qui annihile l’envie de penser de l’utilisateur pour suivre une logique… en appuyant sur cette fonction, c’est trop tard, il ne peut que sauver au plus vite et bestialement son fichier… 

La réponse est évidemment d’amener le « Classer avant » car c’est évidemment un appel à « réfléchir avant de travailler » et l’utilisateur a alors besoin de naviguer le plus intelligemment possible dans « une carte »… pour accéder à la connaissance et travailler. Comme nous sommes dans le « Classer après » depuis plus de 25 ans et que le nombre d’informations (documents et fichiers sous toutes les formes) a augmenté de façon considérable, l’utilisateur n’a pas grandi et donc par définition a régressé vis-à-vis de l’environnement informationnel nettement plus complexe.

Différentes études auprès de clients ont permis de relever quelques chiffres qui vous feront réfléchir :
•    70% des dossiers bureautiques contiennent moins de 10 fichiers
•    20 % des dossiers bureautiques sont vides
•    La longueur moyenne d’un fichier est seulement de 25 à 35 caractères
•    En entreprise, environ 2 000 dossiers Windows en moyenne par utilisateur
Et oui, l’utilisateur ne classe pas… il crée des dossiers et encore des dossiers pour les abandonner régulièrement car il ne les retrouve plus ou ne comprend plus ce qu’il y a dedans !!

Aïe aïe… des plans de classements calqués sur l’organigramme

Bon les informaticiens, technologues et consultants en tout genre n’ont rien compris au film aussi ! Dès l’installation des premiers serveurs d’entreprise début des années 90, le problème a été balayé simplement (1) création d’une zone personnelle pour chaque utilisateur (2) Recopie de l’Organigramme pour créer l’arborescence de dossiers partagés sécurisés… hum hum ! Démarche pas juste encore une fois car cela revient à naviguer sur le « Qui fait quoi ? » au lieu du « Quoi est fait par qui ? »… et doublement hélas car le « Qui » répond à une politique humaine INSTABLE dans le temps. Zut alors… ces messieurs des nouvelles technologies et des nouvelles méthodes de travail n’ont pas vu que l’enjeu était de fabriquer des mémoires pérennes d’activités et transversales pour favoriser un travail d’équipe possiblement interservices. Bon il est évident aussi pour l’informaticien que mettre des droits d’accès verticaux sur des dossiers reprenant l’organigramme est un jeu d’enfants… Dans l’autre cas il faut passer clairement plus de temps… et pourquoi ? quand la Direction d’entreprise est relativement muette !

 

Technologue et Consultant… on ne vous comprend d’abord pas mais on vous encense

L’informatique est née avec la gestion automatisée des « DATA » (données) et il est vrai que nous nagions alors dans les grosses machines avec  des programmes écrits par des hommes de sciences de l’écriture binaire et primitive.
Mais dès 1984, la micro-informatique et la bureautique commencèrent l’aventure du document… et donc du fichier… et donc sa gestion par l’utilisateur. Et là, au lieu de parler « technologie » nous aurions dû sûrement parler d’organisation, mais la notoriété du mariage « ordinateur-informaticien » étant tellement évidente que les dirigeants des sociétés, tous néophytes, ont fait l’impensable :

(1) encenser « l’Informaticien que l’on ne comprenait pas »
(2) pire « moins le Dirigeant comprenait l’Informaticien plus il le payait »… il avait un dieu !
Alors cet état de fait, a inhibé pendant longtemps la logique et l’implication des dirigeants dans ce qui se construisait jour après jour sans qu’il le sache… son entreprise, son fonctionnement, sa culture… enfin plutôt le cloisonnement de l’information, la destruction d’une culture d’entreprise, l’environnement instable et pollué, la diminution de l’envie de s’organiser (perdre un peu de temps pour en gagner beaucoup), la duplication et l’individualisation… tout cela handicapant le flux naturel des échanges au profit de multiples kystes, zones parasites et toxiques de stockage de l’information errant dans les zones terminales de l’utilisateur où la seule issue est « l’envoi », le « transfert », ou «  la suppression » vers un autre utilisateur ou une zone de sous-stockage !

Le partage de fichiers n’a jamais vraiment existé… seulement sous la forme d’une simulation

L’environnement dicte les comportements ou dit autrement « L’homme s’adapte à son environnement »… alors oui, quand on a un environnement informatique de fichiers qui a été construit et amplif
ié sur le « Qui », c’est logique que les résultats soient :
(1) le « partage par duplication » et non « le partage par mise à disposition »
(2) le cloisonnement et la stratification du stockage des fichiers, documents, emails
(3) la transformation de la ressource documentaire en boite noire… ou plus exactement en masse noire, sale et décourageante qui s’enfonce dans les entrailles de nos disques durs
Est-ce grave docteur ? En fait, cela ressemble étrangement à nos ressources physiques sur notre brave « Planète bleue » avec l’enfouissement de nos minéraux et métaux, du pétrole, du gaz,… et la pollution de notre environnement. Il ne reste plus qu’à inventer des interfaces de forage documentaire pour :
(1) puiser intelligemment dans le fouillis des fichiers et de l’archivage fossilisé,
(2) faciliter la création de dossiers virtuels et non physiques,
(3) faire vivre l’utilisateur dans un nouveau milieu plus propre, plus visuel, plus simple et plus unifié… et croyez moi ce n’est finalement pas si compliqué… mais il faut agir vite et n’attendez pas un hypothétique film « E-HOME » qui vous expliquera en image comment l’homme a mis moins de 20 ans pour rendre cette situation  infernale !

 

Quand l’email sera un fichier

Alors oui la situation n’est pas terrible… mais si la bataille de « je ne savais pas tout cela » a été perdue, la voie vers un nouveau monde bien plus « happy » est à nos portes. Ah… un peu de positivisme dans cette tribune !
L’email est une clé fondamentale du changement, non pas sur l’usage même (çà c’est la partie visible de l’iceberg) mais autrement, je vous explique en synthèse :
(1)    Tout fichier important devient un jour une pièce jointe dans un email
(2)    L’utilisateur a 10 fois plus d’emails stockés (envoyés et reçus) que de fichiers
(3)    La messagerie est devenue un bureau ouvert en permanence comme le gestionnaire de fichiers Windows
(4)    Donc l’utilisateur a 2 environnements technologiquement différents… et pourtant un email est conceptuellement un document mais pas un fichier ! Ouah !!! trop forts les technologues…  l’utilisateur fait depuis des années des correspondances sous forme de fichiers pour les envoyer par courrier postal ou par fax… mais maintenant NON… on nous invente une autre boite noire, plus noir que noir, où l’email n’est plus conceptualisable simplement pour l’utilisateur… c’est un « truc » se trouvant dans un gros fichier « base de données »  contenant pleins de trucs et planqué dans l’ordinateur. J’adore l’approche… vraiment trop trop forts ces informaticiens !
(5)    Il suffirait que l’email redevienne simplement un fichier et que le système de stockage des emails ne soit plus dans la messagerie (qui n’est qu’un « postier » ne l’oublions pas), pour nous remettre vraiment vers le chemin de la simplification et de l’unification des fichiers bureautiques et des fichiers emails !

 

La gestion de l’information avant la gestion du temps

Avant de refermer cette lucarne sur un monde meilleur encore à notre portée, n’oubliez jamais que la gestion de l’information est préalable à la gestion du temps. Je vous le dis car nous sommes beaucoup à penser l’inverse… Gérez-vous vos tâches dans un logiciel quelconque ?… En général non, et c’est normal car plus on a du mal à accéder seul à toute l’information pour travailler, plus on consomme du temps, plus on est en retard dans son travail, moins on fait ce que l’on avait prévu et moins on gère ses tâches !
Alors si vous êtes dans ce cas, vous n’êtes pas malade du manque de temps ou  handicapé de la planification… non non, vous avez tout simplement les symptômes d’une personne orpheline de l’information utile dont la gestion des documents, des fichiers, des emails battent de l’aile (pour être gentil) plongeant irrésistiblement les neurones dans le potage !

Comme quelques uns, j’applique depuis de nombreuses années les nouveaux principes esquissés dans cette tribune et croyez moi… c’est un autre monde vraiment plus « Happy » !

Olivier BENOIT
Chercheur, Expert-Consultant, Conférencier, Auteur de jeux, Producteur
Olivier.benoit@delcrea.com