Bâtie sur le socle Open Text Enterprise Library, cette offre applique les mécanismes d’archivage, de pérennisation et de sécurisation des informations sur le long terme, en conformité avec les exigences réglementaires et métier les plus contraignantes. Elle se compose de deux modules distincts : Open Text Storage Services pour Microsoft SharePoint (ouf…) et Open Text Content Lifecycle Management Services pour Microsoft SharePoint (re-ouf…).
Au-delà de la longueur de son nom de baptême, Open Text Storage Services pour Microsoft SharePoint (OTSS pour MS) complète les fonctions de stockage offertes par SharePoint et permet de centraliser les documents et informations contenus dans les différentes instances départementales de SharePoint sur un système d’archivage unique, puis de les gérer sur le long terme en respectant les recommandations et normes les plus exigeantes comme la norme 5015.2 Chapitre 2 du Ministère de la Défense des Etats-Unis (DOD). Cœur de cible : les entreprises pour lesquelles l’augmentation massive du volume stocké dans les bases de données SQL est un problème. Ici, les données contenues dans les documents sont sauvegardées en lieu et place des documents entiers, ce qui évite la multiplication des BLOB (Binary Large Objects). La gestion de la base SQL utilisée pour le stockage est ainsi simplifiée, et l’éditeur évoque un système allégé jusqu’à 80% de son volume avec à la clé une performance globale de l’archivage optimisée.
Autre fonctions mises en avant par l’éditeur : la suppression des goulets d’étrangement lors de la recherche d’informations, la réalisation de sauvegardes automatiques et de restaurations plus rapides. Et via Le recours à Enterprise Library Services on accède à une noria de fonctionnalités avancées telles que compression des documents, dé-doublonnage automatique des informations et données, archivage sur des supports de stockage sécurisés tels que WORM, DVD, UDO ou disques durs à écriture unique, authentification par horodatage et/ou signature électronique, protection des contenus en cas d’incident, etc. Des fonctionnalités qui sont toutes accessibles depuis l’interface de Microsoft SharePoint. Cet OTSS pour MS peut être acquis de manière unitaire, ou avec Open Text Content Lifecycle Services.
Celle-ci est la deuxième offre présentée. Elle permet aux entreprises de capturer les contenus créés dans Microsoft SharePoint (documents, sites et listes) en vue d’une gestion centralisée et d’une réutilisation par d’autres instances (sites) SharePoint ou au sein de dossiers virtuels sur le même site. Grâce à cette solution, les entreprises sont en mesure de régir la mise en conformité de l’ensemble des contenus numériques produits (SharePoint, emails, systèmes de fichiers, SAP et autres environnements de création d’archives). Elles sont ainsi préparées en cas d’éventuelles procédures d’audit et de recherche de preuves liées à un litige commercial ou juridique. Bien d’autres fonctionnalités sont offertes en appoint et cette solution peut être aisément intégrée avec le système ECM déployé dans l’entreprise pour la gestion documentaire, les workflows et la création de rapports. Une interopérabilité optimale est assurée avec Open Text Document Management grâce à la fédération autour du référentiel Open Text Enterprise Library Services. Là encore toutes les fonctions d’administration se retrouvent directement intégrées au sein de Microsoft SharePoint et gérées de façon transparente depuis l’interface de l’outil Microsoft.
