Avec inova4, Lexmark planifie la gestion de l’impression en quatre étapes

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Optimiser l’infrastructure, en faire de même avec la gestion des équipements, réduire autant que faire se peut les volumes d’impression et enfin optimiser les processus métiers : telles sont les quatre étapes majeures décrites par Lexmark dans le plan qu’il vient de dévoiler sous le nom d’inova4. Le but, en accord avec la communication globale de la firme, sonne comme un slogan de campagne électorale : imprimer moins pour gagner plus

Des solutions pour contrer la crise, ou tout au moins pour en amortir les conséquences, tout le monde en cherche et beaucoup ont leur petite idée sur la question. Certains acteurs IT s’appliquent à eux-mêmes des mesures anticrise, d’autres tiennent également à ce que leurs clients ou leurs partenaires en profitent. C’est le cas du fabricant américain de solutions d’impressions Lexmark qui indique vouloir aider ses clients à réduire leurs coûts d’impression, améliorer leur productivité et diminuer leur impact sur l’environnement. Le tout sur fond de communication ayant pour slogan « Imprimez moins, gagnez plus ».

Inova4 ou la bonne conduite à quatre engagements

Lexmark vient donc de dévoiler inova4. Soit un plan de gestion active de l’impression reposant sur 4 étapes et assorti d’une promesse séduisante pour les décideurs en entreprises : leur permettre de réaliser jusqu’à 40% d’économies sur leurs coûts d’impression, améliorer la productivité de leurs utilisateurs en réduisant jusqu’à 50% le temps passé à gérer l’impression et réduire leur impact sur l’environnement jusqu’à 65%.

1ère étape : Optimiser l’infrastructure d’impression
Lexmark explique que la définition de la politique d’impression la plus adaptée au métier de chaque entreprise passe nécessairement par une phase d’audit de l’existant et d’analyse des besoins métiers et des équipements. Dans ce but, le fabricant explique qu’il s’agit de prendre en compte les besoins spécifiques métiers des différents groupes d’utilisateurs. Ce, afin de maintenir la productivité des employés dans une architecture d’impression distribuée tout en privilégiant les équipements multifonctions et en prenant en compte les critères environnementaux dans le choix des équipements (la consommation d’énergie et le niveau sonore par exemple). Le fabricant prêche ici pour sa paroisse en expliquant que le choisir est la certitude de bénéficier d’un parc d’imprimantes performant et adapté sans avoir à se soucier du choix du matériel et ainsi exploiter au mieux le potentiel de ces équipements.

2ème étape : Optimiser la gestion des équipements
Le constat de Lexmark : Imprimantes, scanners, copieurs, télécopieurs et multifonctions, le parc d’impression est souvent hétérogène dans les entreprises. Le fabricant ajoute qu’il est souvent fort étendu et qu’il peut subir des pannes ou incidents nécessitant des interventions. De plus, il faut gérer et stocker sur site les consommables, ce qui – commente le fabricant – mobilise de l’espace, des budgets et des ressources. Et Lexmark d’expliquer que, face à ce constat, il tend à initier le changement en montrant concrètement comment optimiser la disponibilité des équipements d’impression, en mettant en œuvre une gestion efficace du parc d’imprimantes et des consommables. Son plan inova4 intègre en conséquence, à la fois le suivi dynamique du parc, la gestion « proactive » des consommables et la gestion de la disponibilité opérationnelle des équipements. Des initiatives qui participent en outre à la réduction des coûts et de l’impact environnemental grâce à la réduction des transports nécessaires aux approvisionnements ou aux interventions techniques, et à la diminution des volumes de cartouches à recycler.

3ème Etape : Réduire le volume de pages imprimées et « best practices »
Poursuivant ses explications, Lexmark explique que, pour mener à bien un projet d’optimisation de l’impression, l’entière adhésion des utilisateurs est impérative (accepter de modifier ses habitudes d’impression). Constat pas évident pour un vendeur d’imprimantes et de multifonctions, qui semble aller à contre-courant de ses intérêts : la firme indique que les utilisateurs ont tendance à trop imprimer. Du coup, Lexmark propose aux entreprises de mettre en place des solutions d’impression « responsables » (mais pas coupables), citant par exemple l’impression par badge qui élimine les impressions inutiles, renforce la confidentialité et la traçabilité des documents ou bien l’installation du mode recto-verso par défaut qui permet de diminuer sensiblement le nombre de feuilles imprimées. En s’appliquant à elle-même ces préconisations dans ses bureaux de Suresnes, Lexmark France affirme avoir diminué sa consommation annuelle de papier de 1,1 tonne, soit 440 ramettes de papier A4 !  En complément, Lexmark prétend que les nouvelles fonctionnalités de ses imprimantes et MFP (interface tactile conviviale et intuitive sur les MFP par exemple) facilitent l’adhésion des utilisateurs.
La mise en place de ces bonnes pratiques est chaudement encouragé, et facilité, par le fabricant qui propose par conséquent des plans de conduite du changement incluant entre autres la mise en place d’outils pédagogiques et d’actions de communication interne destinés à informer, accompagner et sensibiliser les utilisateurs au fait de réduire leur impact sur l’environnement.

Quatrième et dernière étape : Optimiser les processus métiers et rationalisation les processus documentaires
Finissant de décrire les quatre piliers, non pas de la sagesse mais de l’impression, Lexmark explique qu’Inova4 se donne aussi et enfin pour vocation d’apporter aux entreprises une gestion documentaire transparente et complète à tous les stades du cycle de vie du document. Que, dans ce contexte ses produits embarquent des solutions d’impression adaptées aux processus métiers de l’entreprise. Face à la multitude de réalités différentes dans les entreprises, Lexmark dit recommander et déployer « le juste mélange d’applications logicielles et de services qu’il faut à chacun dans l’entreprise : l’impression recto-verso pour réduire les coûts et le gaspillage de papier, des fonctions de numérisation directe vers un PC, une clé USB ou un disque partagé, des solutions d’impression par code PIN ou badge personnel pour assurer la confidentialité des impressions et enfin des solutions avancées de suivi d’utilisation, d’imputation des coûts et de gestion des droits utilisateurs pour une maîtrise totale de l’utilisation des équipements. »

Pour conclure

« Choisir  Lexmark, pour concevoir, mettre en œuvre et optimiser son environnement d’impression peut permettre aux entreprises de réaliser jusqu’à 40 % d’économies sur leurs coûts d’impression, d’améliorer la productivité de leurs salariés et de réduire leur impact environnemental jusqu’à 65 % », déclare Renaud Deschamps, Directeur Général de Lexmark France. Et il conclut : « Dans un contexte économique délicat et à l’heure ou la problématique environnementale devient enfin audible, adhérer au plan de gestion active de l’impression, inova4, est une fantastique opportunité pour les organisations de conjuguer performance et  réduction de leur dépenses tout en faisant un geste pour l’environnement. Les entreprises peuvent ainsi concentrer l’intégralité de leur force sur un point majeur : la satisfaction de leurs clients et partenaires. »