Lemaire Bâtiment révolutionne sa gestion avec les logiciels Sage

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PME spécialisée dans le bâtiment (climatisation, chauffage, couverture, plomberie), la société Lemaire qui va fêter cette année ses 40 printemps avait besoin d’une profonde remise en cause de son mode de fonctionnement pour l’adapter aux réalités du moment. A la faveur de l’arrivée d’un nouveau Directeur Administratif et Financier et en s’appuyant sur la panoplie des logiciels Sage ainsi que sur l’expertise de Prodware (expert informatique, notamment sur le marché BTP), la PME a simplifié sa gestion administrative et à professionnaliser son cycle de facturation du devis jusqu’au traitement comptable.

L’existant

Créée en 1969, la SAS Lemaire Bâtiment est une entreprise de BTP spécialisée dans la rénovation : génie climatique, couverture, plomberie essentiellement. Installée à Créteil, la société emploie une soixantaine de personnes et a réalisé en 2007 un chiffre d’affaires de 8,8 millions d’Euros. Dans une activité ou 70% des entreprises font moins de 7 salariés, Loïc de la Roche Saint-André – le Directeur Administratif et financier de Lemaire Bâtiment – s’exclame « Nous sommes un géant parmi les petits, un petit parmi les géants ».

Dotée d’une expertise reconnue dans son métier, l’entreprise n’en avait pas moins jusqu’à récemment, et l’arrivée de Loïc de la Roche Saint-André, une gestion qu’on qualifiera « d’artisanale ». Ce qui est loin d’être un « gros mot » pour un acteur du BTP comme Lemaire Bâtiment. On dira cependant que cette gestion un peu « approximative » ne permettait pas à l’entreprise de s’organiser.  

D’autant que n’étant pas dans la construction, la société réunit différents métiers aux méthodes différentes et dont les visions sont souvent aux antipodes les unes des autres. Comment homogénéiser tout cela ? La refonte complète du modèle d’organisation et de gestion de l’entreprise allait passer, le nouveau D.A.F en était convaincu, par l’adoption de nouveaux outils informatiques…

A propos de Lemaire Bâtiment
Effectif : 60 salariés.
Secteur d’activité : bâtiment.
Siège social : Créteil.
www.lemairebat.com

Solutions :
– Sage 100 Paie
– Sage 100 Comptabilité
– Sage 100 Multi-devis
– Sage 100 Trésorerie
– Sage 100 Moyens de Paiement


A la loupe

Afin de mieux partager l’information en interne et de rationaliser les données, Lemaire Bâtiment a mené en 2007 une réflexion sur ses outils de gestion. La dissémination des informations dans des fichiers de tableurs traditionnels (Microsoft Excel) rendait le reporting très fastidieux et l’information circulait on ne peut plus mal en interne. Le tableur était très rapide à mettre en œuvre et ne nécessitait qu’une formation courte. En outre, il n’était pas cher à l’achat. « Mais, ajoute Loïc de la Roche Saint-André, sauf à mettre en place une lourde charte, il sera toujours difficile d’en orchestrer l’ensemble. Le tableur revient donc cher à l’usage. »

Les pratiques dans l’élaboration des documents (devis, facture, prise de commande, suivi des clients) et le calcul des chiffres (prix de revient, ratio de rentabilité par affaire, reporting commercial et financier) étaient là encore hétérogènes et nécessitaient vraiment d’être optimisées et automatisées.

« Nous étions plus un conglomérat d experts et de techniciens réunissant plusieurs métiers liés à la rénovation  qu’une société aux méthodes uniformisées, explique Loic de La Roche Saint-André. Il nous fallait passer par une phase de professionnalisation pour disposer d’une base client unique, d’outils commerciaux identiques et de devis harmonisés, cela devenait une question d’image d’entreprise. Avoir des outils normés est toujours plus rassurant : face à un maître d’œuvre important, le moindre détail dans les documents peut nous faire perdre une affaire. De même, en cas de litige, l’écrit joue un rôle primordial dans nos métiers. Il nous fallait donc des outils professionnels et généraliser leur usage ».

Les objectifs d’une refonte informatique furent les suivants :
*    Harmoniser les informations et procédures internes
*    « Normer » les documents émis
*    Bénéficier d’un support hotline à la carte


Le choix de la sécurité

Lemaire Bâtiment a rédigé un cahier des charges, avec à l’esprit cette maxime « conserver ce qui fonctionne et rationnaliser ce qui ne marche pas ».

L’entreprise et son D.A.F. ont prospecté le marché pour répondre à plusieurs problématiques : prise de commande, suivi des interventions, devis, urgence/entretien. Déjà satisfait du module Sage Paie installé en 2006 (la comptabilité générale était aussi confiée à Sage Compta), Lemaire Bâtiment a finalement renouvelé sa confiance à Sage et adopté de nouveaux progiciels, en particulier pour la comptabilité et la gestion des devis.

Et Monsieur de la Roche Saint-André d’expliquer : « Tous les logiciels testés dans le cadre du cahier des charges s’étaient retrouvés bloqués face à nos feuilles d’intervention et nous obligeaient à une ressaisie fastidieuse, qui aurait été peu utile face au tableur ».

« Sage était un choix rassurant : leur savoir-faire est reconnu sur le marché des PME et leur offre est large dans tous les métiers et toutes les fonctions. Leur connaissance et leur compréhension du secteur du bâtiment ont été des plus indéniables. Un progiciel développé spécifiquement aurait coûté horriblement cher et n’aurait pas connu de mises à jour régulières. J’estime qu’un progiciel qui connaît moins d’une mise à jour par an n’est pas fiable : cela signifie que l’éditeur n’a pas les reins solides ou qu’il n’est pas assez à l’écoute de ses clients. Les mises à jour nous bousculent dans nos habitudes et nous poussent sans cesse à réfléchir sur la manière d’améliorer nos processus, c’est sain et même indispensable », poursuit Loïc de la Roche Saint-André.

Pour la mise en œuvre, la formation et l’accompagnement des salariés sur les outils Sage, Lemaire Bâtiment à fait appel à la société Prodware, dont Fabrice Freyre (Directeur Marché BTP) fut l’interlocuteur principal. Loïc de la Roche Saint-André ajoute avec le sourire : « Ce que j’ai bien aimé de la part du couple Sage-Prodware, c’est qu’ils nous ont dit que c’était possible et qu’ils l’ont confirmé ! »


Une mise en œuvre par étapes

Sage 100 Comptabilité et Sage 100 Multi Devis ont été installés en septembre 2007, Sage 100 Gestion Commerciale en janvier 2008. « Je voulais une solution complètement intégrée, un logiciel me permettant de travailler en amont comme en aval des prestations réalisées par nos équipes. Sage m’a donné toute satisfaction en la matière ».

C’est donc Prodware, Centre de Compétences Sage, qui a effectué le paramétrage des 11 postes en réseau et effectué en parallèle la formation des personnels en deux semaines. L’outil a ensuite été progressivement pris en main par les utilisateurs.

« Nous avons pris le temps de nous familiariser progressivement avec les outils : passer du tableur à un outil dédié à la gestion des PME ou au BTP demande un peu de prise en main. Nous n’utilisons pas encore la gestion des temps mais nous y pensons pour 2009. La gestion des stocks n’est pas une priorité pour le moment car nos volumes de consommables ne le justifient pas », ajoute Loïc de la Roche Saint-André.


Les bénéfices : professionnalisation et gains de temps

En tout l’installation et la mise en œuvre de la solution Sage aura pris deux mois et aura coûté en tout et pour tout 70 000 euros.

A la clé, depuis l’installation de Sage 100 Multi Devis et des autres logiciels, une harmonisation des pratiques au sein de la société, une rationalisation de son hist
orique et un partage d’informations en interne dont le D.A.F. avait rêvé… Outre les gains de temps importants engendrés, Lemaire Bâtiment offre depuis janvier 2008 une image plus professionnelle tant auprès de ses clients que pour le recrutement de personnel de gestion.

« Désormais, nous travaillons avec des outils et des processus partagés par l’ensemble des salariés, ce qui répond bien à notre besoin d’harmonisation. Nos employés sont devenus plus facilement ‘interopérables’ : chacun peut intervenir sur les documents des autres sans attendre son retour. De plus, le gain en temps de gestion est considérable : nous évitons les saisies multiples ce qui limite les risques d’erreurs et l’ensemble de la chaîne d’information est automatisée depuis le devis ou la commande jusqu’à la paie et la comptabilité. Le reporting est devenu une question de minutes et non plus de jours. J’ajoute que disposer d’outils de gestion efficaces est aussi un argument de recrutement pour du personnel administratif et l’encadrement attaché au suivi des chantiers, qui souvent pense que le BTP est un secteur artisanal aux outils dépassés : chez Lemaire Bâtiment, nous avons franchi le pas ! », se félicite Loïc de la Roche Saint-André.


Une hotline personnalisée et efficace

Lemaire Bâtiment a utilisé à plusieurs reprises les services associés aux solutions Sage, en particulier la hotline technique, qui – mises à jour comprises – lui revient à environ 3 000 euros. Celle-ci peut être assurée par l’éditeur ou bien par un partenaire revendeur intégrateur agréé (en l’occurrence Prodware).

« Nous avons régulièrement sollicité la hotline de Sage pour la paie, par exemple lors de la mise en œuvre de la loi TEPA. Nous avons obtenu la plupart du temps une réponse efficace en moins de 5 minutes. Pour la gestion commerciale, nous avons choisi la hotline du partenaire Prodware (habilité à effectuer l’assistance téléphonique en tant que Centre de Compétences) car il a effectué le paramétrage de nos logiciels, il connaît donc notre contexte et notre historique. Là encore, nous avons toujours eu des réponses concrètes rapidement, en quelques heures tout au plus. Pouvoir choisir sa hotline selon les besoins est une souplesse très appréciable : nous avons ainsi à disposition l’interlocuteur adéquat », conclut Loïc de la Roche Saint-André.


Et aujourd’hui ?

Plus d’un an après l’installation de la solution Sage autour de Sage 100 Multi Devis, celle-ci s’avère viable et efficace. Elle n’a pas causé de problème d’adoption par le personnel, en dépit du poids des habitudes. Le D.A.F. va très loin en aval avec des tableaux de bord qui le renseignent vite et bien sur l’activité de la société. M. de la Roche Saint-André est tellement convaincu d’avoir fait le bon choix qu’il prêche à son tour devant ses pairs pour les inciter à l’imiter. Il conclut « Dans une présentation que j’ai faite récemment à la Chambre Syndicale, j’ai dit à mes confrères qu’en faisant un choix identique au nôtre, ils majoraient la valeur de leur entreprise de 15 % ». On ne saurait trouvé un argument plus frappant, surtout par les temps qui courent !