Bonnes feuilles: Présentation Zen, Pour des présentations plus simples, claires et percutantes, par Garr Reynolds

Stratégies Channel

Pour des présentations plus simples, claires et percutantes

Par Garr Reynolds
280 pages. Prix : 21,00 €
Editions : Pearson
www.pearson.fr/livre/?GCOI=27440100539750

« Je vous en supplie, n’achetez pas ce livre ! Une fois que vous aurez appris comment faire de meilleures présentations, les miennes ne paraîtront plus aussi bonnes. (Mais si vous voulez vraiment savoir ce qui marche et comment y parvenir, Garr est l’homme qu’il vous faut.) »
Seth Godin, surnommé « le Gourou du marketing », créateur d’un blog réputé mondialement

Designer de présentations et expert en communication de renommée internationale, Garr Reynolds est l’auteur du site web le plus fréquenté sur le sujet du design de présentations, presentationzen.com.
Dans un esprit novateur, Présentation zen va à l’encontre des méthodes traditionnelles de création d’exposés et vous incite à penser différemment, avec plus de créativité, pour la préparation de votre discours, la composition des diaporamas et la prestation en public.

En combinant les principes essentiels de design et de simplicité des arts zen, Garr Reynolds vous indique la voie à suivre pour créer des présentations percutantes. Il s’appuie sur des exemples concrets qu’il commente et analyse, partageant ici son expérience de la communication dans un mélange provocateur d’inspirations, de leçons et de conseils qui changeront radicalement votre manière de réaliser vos présentations dans PowerPoint ou Keynote.

L’auteur
Garr Reynolds est une sommité en matière de présentations en public. Conférencier et consultant très sollicité, il travaille pour les sociétés les plus prestigieuses. Auteur, designer et musicien, il occupe également le poste de professeur assistant en Management à l’université Kansai Gaidai au Japon. Amateur et pratiquant d’arts zen depuis de longues années, il vit au Japon, où il est directeur de Design Matters Japan.

Le premier chapitre

1-
En Finir avec les présentations actuelles

Satisfait de mes présentations à Tokyo, un jour j’ai pris le train express de 17h03 pour Osaka, muni d’un ekiben (variété de plateaux-repas japonais, ou bentos, vendus dans les gares) et d’une canette de bière Asahi. Pour moi, rien ne résume mieux le Japon que de traverser sa campagne à bord de ses trains ultramodernes tout en savourant ses mets traditionnels avec des baguettes et une bière locale, le tout ponctué d’aperçus de ses temples et sanctuaires et même du mont Fuji à travers les baies vitrées du train. C’est une parfaite juxtaposition de l’ancien et du moderne, ainsi qu’une façon plaisante de terminer la journée.

Pendant que je dégustais mon bento, j’ai jeté un œil de l’autre côté de l’allée et vu un cadre japonais, l’air pensif, penché sur une pile de diapos PowerPoint. Deux diapos par page, toutes remplies de rectangles bourrés de texte en japonais de toutes les couleurs. Pas d’espace blanc du tout. Aucune image à part le logo de la société en haut de chaque diapo. Juste une série continue de texte, titres, puces et logos.

Si ces diapos ont servi de support visuel pour un exposé oral, je plains le public. Depuis quand est-on capable de lire et d’écouter un discours en même temps (en imaginant que le public parvienne à lire le texte minuscule en 12 points) ? Si ces diapos étaient seulement destinées à être lues sur papier, je plains à la fois l’auteur et le lecteur parce que PowerPoint n’est pas un outil pour la création de documents. Les cadres remplis de listes à puces et de logos ne conviennent pas pour présenter un rapport ou une brochure. Et vu le mal que cet homme se donnait pour comprendre les diapos imprimées, sans doute frustré par l’ambiguïté du contenu, j’imagine qu’il est arrivé à la même conclusion que moi.

J’eus alors une réflexion sur le contraste dans la présentation de contenus. D’un côté, le bento japonais, élégant et efficace, juste parfait, et de l’autre cette série de vilaines diapos d’aspect confus. Ne pourrait-on pas concevoir et présenter du contenu commercial et technique pour un exposé dans l’esprit des bentos vendus dans les gares japonaises ? Le bento contient un assortiment d’aliments joliment répartis dans la boîte. Rien n’y manque et rien n’est superflu. Sans fioritures mais conçus à merveille, les bentos sont aussi agréables à l’œil qu’au palais. Je me régale et me remplis l’estomac. Voilà une façon satisfaisante, stimulante et gratifiante de passer vingt minutes.

Peut-on en dire autant d’une présentation avec diaporama ?

À première vue, il n’y a rien de commun entre un délicieux bento et une présentation PowerPoint, mais c’est à ce moment précis, il y a bien des années de ça, en traversant le Japon à 270 km/h, que j’ai eu une révélation, une sorte d’éveil. Dans un éclair d’illumination, j’ai compris que je devais faire quelque chose pour mettre fin à la calamité des atroces diaporamas PowerPoint et des sinistres discours qui vont avec. Au Japon, comme partout dans le monde, tous les jours des gens subissent des présentations plus que médiocres, dans lesquelles les diapos génèrent plus de mal que de bien. Ces présentations sont pénibles à supporter et n’apportent rien à l’auditoire. J’ai su alors que si j’étais capable d’initier une nouvelle façon d’appréhender la préparation et la présen¬tation de ces fameux diaporamas PowerPoint, peut-être pourrais-je me rendre utile en aidant les autres à communiquer avec beaucoup plus d’impact. À cet instant dans le TGV japonais, quelque part entre Yokohama et Nagoya, je me suis découvert une mission que je remplis désormais en partageant mes pensées dans le présent ouvrage et sur le site web Presentation Zen (www.presentationzen.com), le blog le plus visité au sujet du design
(conception et composition) de présentations.

Ce livre se compose de trois parties : Préparation, Design et Prestation. Vous y trouverez une bonne combinaison de principes et concepts, d’inspiration et d’exemples pratiques, ainsi que les photos avant et après du bento qui a inspiré ce livre. Avant de voir à quoi ressemblent les présentations à l’heure actuelle et d’expliquer pourquoi elles jouent désormais un rôle si important, voyons d’abord ce que j’entends par présentation zen.

 

Approche zen des présentations

Ceci n’est pas un ouvrage consacré au zen ; c’est un livre traitant de communication, dont l’objectif est de vous faire voir les présentations  de façon différente, d’une manière qui soit en accord avec l’air du temps. Bien que je mentionne fréquemment le zen  et les arts du zen dans ce livre, mes références relèvent plus de l’analogie. Au sens propre du terme, les pratiques zen n’ont rien à voir avec l’art de présenter un exposé dans notre monde moderne. Toutefois, nos activités professionnelles, la communication d’entreprise en particulier, peuvent partager les mêmes éthiques que le zen. En effet, l’essence de nombreux principes zen relatifs à l’esthétique, la conscience et l’équilibre entre autres peut aussi s’appliquer dans notre vie quotidienne, y compris dans les présentations.

Le premier conseil qu’un maître zen donnerait à son élève serait de prendre conscience que la vie est pleine de « dissonances », que la vie est souffrance. Ces dissonances sont la conséquence d
e notre attachement à des choses sans importance. De même, la première étape pour créer et concevoir d’excellentes présentations est de prendre conscience de ce que nous considérons aujourd’hui comme des présentations PowerPoint « normales» et que cette norme ne correspond pas à la manière dont les gens apprennent et communiquent de nos jours.

Chaque cas est unique. Mais nous savons tous par expérience personnelle que les présentations infligées en entreprise et à l’école génèrent de la souffrance aussi bien pour l’auditoire que pour l’orateur. Pour communiquer avec davantage de clarté, d’intégrité, d’élégance et d’intelligence, il faut se détacher des normes habituelles pour parvenir à quelque chose de différent et de plus efficace. Les principes  les plus importants pour moi dans toutes les étapes d’une présentation sont la modération, la simplicité et le naturel : modération dans la préparation, simplicité du visuel et naturel dans l’exposé oral. Tout cela, au final, renforce la clarté du message pour nous et pour notre public.

On constate peu de changements depuis Aristote et depuis les conseils élémentaires en communication promulgués par Dale Carnegie dans les années 1930. Mais, ce qui semble relever du bon sens pour les présentations est rarement mis en pratique. L’approche zen des présentations remet en cause la façon traditionnelle de faire des exposés avec PowerPoint et vous encourage à adopter une nouvelle attitude  pour la création des supports visuels et la présentation en public.

 

Une approche, pas une méthode

Le zen dans les présentations n’est pas une méthode. Une méthode implique un procédé systématique en étapes successives, quelque chose de planifié et de linéaire qui respecte une procédure donnée ayant fait ses preuves et qu’on peut suivre de A à Z dans un ordre logique. Le zen dans les présentations s’apparente plus à une approche . Dans l’approche, on sous-entend une route, une direction, un état d’esprit, voire une philosophie. L’approche n’est pas une formule toute prête de règles à appliquer. Les méthodes sont importantes et nécessaires, mais aucune n’est une panacée. Et je n’offre pas de recette miracle pour réussir. La réussite de votre prestation dépend de vous et des circonstances particulières. Je vous propose, en revanche, des directives et certaines suggestions qui vont à l’encontre des pratiques habituelles dans les présentations en public avec support multimédia.

De même, le zen  est une façon de voir la vie et une manière d’être, et non pas un ensemble de règles ou dogmes que tous les adeptes suivraient uniformément. En effet, nombreuses sont les voies vers l’illumination. La clé du zen réside dans la conscience de soi et dans l’aptitude à voir et à découvrir. Le zen est pragmatique et s’intéresse à ici et maintenant. Or, la mise en pratique ici et maintenant est aussi ce qui nous intéresse à propos des présentations. L’objectif de ce livre est de vous aider à vous libérer des souffrances endurées pendant la préparation et la présentation d’un exposé en vous aidant à voir les présentations sous un angle neuf. Je veux vous montrer comment faire des exposés plus sobres, plus visuels, plus naturels et qui, au final, ont plus de sens.

 

Chaque cas est unique

Le support multimédia  ne convient pas à toutes les présentations. Par exemple, s’il s’agit de discuter d’un sujet avec chiffres à l’appui devant un public restreint, il est souvent préférable de distribuer un document détaillé et de lancer un débat ouvert. Il est fréquent aussi qu’un tableau blanc ou qu’un rapport avec des données détaillées fournisse un meilleur support. Chaque cas est unique. Dans ce livre, nous parlerons surtout des présentations pour lesquelles le support multimédia est un bon choix compte tenu de votre situation particulière.

Ce livre ne traite pas de l’emploi de logiciels. En gardant à l’esprit des principes tels que la modération et la simplicité, vous pourrez exploiter mes conseils pour réaliser de meilleurs visuels adaptés à votre cas précis. Quant aux fonctions des logiciels, la dif%uFB01culté n’est pas d’en apprendre plus mais, au contraire, d’en ignorer et d’en oublier plus aucun de se concentrer sur les principes et sur quelques techniques importantes. Les techniques d’emploi de logiciels sont d’un intérêt marginal pour nous. 

Décrivant l’opinion du maître d’épée Odagiri Ichiun à propos de la technique, le lettré zen Daisetz Suzuki dit que « le principe premier de l’art de l’épée est de ne pas compter sur la technique. La plupart des pratiquants donnent trop d’importance à la technique, parfois négligeant le reste…» Et la plupart des gens attachent trop d’importance au logiciel dans la préparation puis la présentation d’un exposé. Ce défaut aboutit souvent à des visuels et des discours confus qui n’ont rien de captivant ni mémorable.

Il importe pourtant de connaître les fonctions de base du logiciel. Il est aussi utile de comprendre les techniques de présentation en public, surtout de retenir les erreurs à éviter. Mais l’aspect technique seul n’est pas notre propos. L’art de la présentation transcende la technique et vous permet d’abattre les cloisons pour passer un message à un auditoire ou pour le convaincre par une prestation originale et éloquente.