La gestion des emails n’est pas un long fleuve tranquille

Stratégies Channel

GFT inboxx, spécialiste européen de solutions d’archivage unifiées, vient d’annoncer les résultats d’une enquête menée auprès d’utilisateurs finaux concernant leur perception de l’email en entreprise. Les résultats mettent en avant l’utilisation de l’email dans le milieu professionnel, notamment les pratiques des utilisateurs vis-à-vis du stockage des informations électroniques, ainsi que la mise en place et le respect des politiques de messagerie.

 L’enquête menée par GFT inboxx a dévoilé que :

•    Plus de 75% des employés n’ont reçu aucune instruction concernant l’archivage ou la sauvegarde des communications email professionnelles
•    Plus d’un tiers des employés a perdu et n’a jamais retrouvé des documents électroniques importants, mettant en cause la conformité réglementaire de leur entreprise
•    Les mauvaises habitudes des utilisateurs pèsent lourdement sur les serveurs de messagerie et les capacités de stockage des entreprises – 41% des travailleurs laissent des fichiers attachés à des emails et presque la moitié n’a pas de limite sur la taille de sa boîte aux lettres
•    Les utilisateurs finaux considèrent l’archivage comme une tâche complexe et laborieuse

Les résultats indiquent que les réseaux de nombreuses entreprises manquent de structure et de contrôle en termes d’utilisation de l’email et du stockage des documents électroniques. Ils soulèvent des questions par rapport à la capacité des entreprises à respecter les réglementations vis-à-vis de l’email et révèlent la lourde charge pesant sur les serveurs de messagerie et les ressources de stockage en raison de l’absence d’une politique de messagerie centralisée.

Il y a deux hypothèses possibles pour expliquer ces résultats: soit les entreprises n’ont pas encore une approche rigoureuse vis-à-vis du stockage de l’information et de la gestion de l’email, soit elles n’ont pas communiqué de façon efficace les règles à leurs salariés et ont ainsi des difficultés à contrôler leur utilisation de l’email et le stockage des informations critiques ” souligne Juergen Obermann, CEO de GFT inboxx. “Dans le climat corporate d’aujourd’hui où la conformité réglementaire devient primordiale, il est surprenant que plus de la moitié des personnes interrogées pense qu’il n’y a aucune politique de messagerie en place ou n’en a tout simplement pas connaissance. Comment les entreprises peuvent-elle être en conformité si leurs salariés ne connaissent pas les règles – ou pire, sont en train de les enfreindre? “.