Concilier archivage des données, productivité et retour sur investissement

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L’information est-elle une arme de pouvoir ? Cette affirmation semble quelque peu démesurée pour les PME, mais, pour toutes les entreprises, l’information reste sans aucun doute la ressource la plus critique.  Les entreprises qui souhaitent encourager leur croissance doivent répondre aux problématiques de faible productivité et de coûts, associées à une gestion médiocre de l’information, tout en évitant les sanctions financières et en matière d’image de marque liées à une divulgation non-autorisées de données.

Par François Provost, Directeur Europe du Sud et Afrique de GFT inboxx

Pour les entreprises, le défi est de garantir un stockage des fichiers et des messages capables de doper leur productivité tout en respectant les contraintes réglementaires de ce stockage, avec, en parallèle, une interrogation majeure : comment garantir le retour sur investissement des systèmes de gestion et de stockage de l’information ?

L’email constitue le média de communication le plus utilisé au quotidien en entreprise, ce qui explique sa très forte croissance. Cependant, il existe certaines problématiques liées au stockage et à la conservation des emails. Lorsque votre boîte email est pleine par exemple, vous ne disposez que de peu d’options : décider des emails qui vous seront utiles dans le futur et supprimer le reste, ou sauvegarder l’ensemble des messages sous forme de fichier compressé (fichier.pst) sur un disque ou un média externe.

Cette méthode est contraignante compte tenu du délai pour localiser et restaurer l’information souhaitée à partir du support externe. D’autre part, que faire si vous supprimez un email ou un fichier joint qui s’avère au final nécessaire, ou pire, si vous égarez votre disque dur ou si celui-ci est défectueux ?

Les conséquences peuvent être désastreuses. Les messages électroniques hébergent de nombreuses informations sensibles liées par exemple à un seul et unique contrat. Si certains aspects de ce contrat sont à interpréter dans le futur, l’absence de ces messages pourrait tout simplement remettre en cause ce contrat. Parallèlement, on connaît le cas de ces entreprises incapables de produire des preuves au format email et sont ainsi condamnées à de lourdes amendes. Les entreprises sont également tenues de conserver leurs informations dans le respect du cadre réglementaire en vigueur, constitué de lois nationales, internationales, ou spécifiques à un secteur d’activité.  Le non-respect de ces règles peut entraîner de lourdes amendes, voire nuire à la réputation de l’entreprise si cet échec venait à être connu du grand public.

L’efficacité est une problématique majeure et quotidienne en matière de gestion de l’email.  Les collaborateurs sont nombreux à consacrer une partie de leur temps à l’email et ils ne veulent pas en perdre davantage à rechercher et à gérer leurs messages et fichiers joints au détriment de tâches plus importantes. Une étude récente menée par GFT inboxx montre que 70% des entreprises citent au premier rang la productivité pour justifier leur intérêt pour des systèmes de gestion des messages et des documents. Le mécontentement est donc important face à l’inefficacité des systèmes actuels, ce qui plaide pour une amélioration des méthodes de stockage et de récupération de l’information par les collaborateurs ou en cas d’audit.
Un système d’archivage peut être la réponse à ces problématiques.

L’archivage est foncièrement différent de la simple sauvegarde d’information car il permet aux entreprises de garder leurs emails et documents à portée de main et de rallonger les délais de conservation : les collaborateurs n’ont plus à supprimer leurs messages anciens ce qui réduit les risques juridiques liés à une incapacité de récupération d’un message. La majorité de ces systèmes d’archivage sont totalement transparents et des règles sont définies pour archiver les fichiers les plus anciens sous forme de liens qui permettent de restaurer ces fichiers de manière quasi instantanée lorsqu’ils doivent être consultés.

L’utilisateur continue à utiliser sa messagerie et ses documents comme à son habitude, et se rassure puisqu’il n’a plus à supprimer un quelconque élément au risque de perdre un document ou un message.  La majorité des systèmes d’archivage utilisent un stockage normalisé et l’expansion de ressources de stockage devient alors simple. De nombreux systèmes proposent également une fonction de dé-doublonnage qui garantit l’archivage d’une seule version de fichier sur le réseau, et améliore la productivité des capacités de stockage.

À l’évidence, tout investissement dans un système d’archivage doit être envisagé dans une optique de retour sur investissement, et les entreprises peuvent rapidement et facilement mesurer les avantages financiers d’un système d’archivage. En clair, si les collaborateurs passent leur temps à gérer leur message et à explorer les réseaux d’entreprise à la recherche de l’information nécessaire,  ou si les directions informatiques sollicitent de nouveaux budgets pour augmenter leurs capacités de stockage ou mobilisent davantage de ressources pour administrer les comptes email et les systèmes de gestion documentaire, une entreprise va pouvoir économiser grâce à une solution d’archivage.

Ces économies s’évaluent en comparant le coût annuel et par Gigaoctet des serveurs mails (environ 48 euro par Go) avec celui d’un stockage classique des emails sur un système dédié (environ 19 euro par an et par Go). Certains fournisseurs de systèmes d’archivage proposent un service de conseil et d’évaluation gratuit, et permettent ainsi aux entreprises de se faire leur propre opinion sur l’archivage en termes d’avantages concurrentiels, de mise en conformité et d’efficacité.

La vague actuelle des réglementations de conformité incite les entreprises à
archiver leurs données d’entreprise. En déployant un archivage souple avec un retour sur investissement garanti, les entreprises peuvent rapidement améliorer la productivité sur le périmètre total de leur entreprise tout en s’adaptant à l’évolution de ces réglementations.